Главная » Учет » Правила выдачи денег в подотчет — пошаговая инструкция, как избежать ошибок

Правила выдачи денег в подотчет — пошаговая инструкция, как избежать ошибок

dengi-pod-otchet-vyiyavlyaem-zadolzhennostЗдравствуйте, уважаемые читатели моего блога! Часто мне задают вопросы, как правильно оформлять учет денег выданных под отчет и как выявить задолженность. Тема достаточно широкая, сегодня я постаралась сделать акцент на проводках, которые выданы в разные отделы предприятия.Разберем основные правила выдачи денег под отчет, как избежать ошибок и не получить штрафы от контролирующих органов. Обо все подробно в нашей статье.

Выплата подотчет: как оформляется передача наличных денег из кассы и как карту сотрудника?

Деньги, выдаваемые под отчет — это те средства, которые даются сотруднику на нужды того предприятия, где он трудится. Например, работникам могут ежемесячно отчисляться денежные средства на покупку канцелярских принадлежностей, каких-то запасных частей и т. д.

Под отчет или подотчет — как правильно?

В русском языке есть вариации написания и слитно, и раздельно. Раздельно нужно писать в тех ситуациях, когда говорится о выданных средствах. «Деньги эти выдали под отчет». Или другой пример: «Иванов взял деньги под отчет».Важно запомнить, что с глаголами «взять», «брать» «под отчет» всегда будет писаться раздельно.

А написание «подотчет» — это термин, которым пользуются в бухгалтерской среде. Им обозначаются денежные средства, за которые сотрудник обязан отчитаться.Пример: «В подотчете у сотрудника Иванова есть 20 тысяч рублей».

Как оформляется выплата подотчет при выдаче из кассы, перечислении на карточку?

Для начала будет рассмотрен случай выдачи наличных денег под отчет сотруднику организации.

Из кассы

1. Бухгалтеру необходимо проверить, не имеется ли у работника, который хочет получить деньги под отчет, задолженностей. Если работник еще не рассчитался за выданную ранее сумму, новые деньги выдавать нельзя!

2. Сотрудник организации должен написать заявление о предоставлении денежных средств под отчет на имя руководителя организации. Какой-то особой формы заявления нет, можно его сделать в произвольной форме.

Главное, чтобы были указаны сумма денежных средств и на какой срок выдаются. Если руководитель согласен на выдачу денег работнику, он ставит число и свою подпись. Без заявления выдача денег запрещена!

3. Далее бухгалтер должен оформить расходно-кассовый ордер согласно форме КО-2. Такой ордер может оформить главный бухгалтер, бухгалтер, в обязанности которого это входит, кассир, физическое лицо, которое оказывает компании на основании договора бухгалтерские услуги или самим руководителем. Подписать расходный ордер может главный бухгалтер, бухгалтер или руководитель.

4. После кассиром проверяется правильность заполнения формы КО-2, если все правильно, кассир выдает наличные деньги сотруднику. На расходно-кассовом ордере должен расписаться и кассир, и сотрудник. Если на предприятии нет кассира, то подпись в ордере и выдачу денег производит руководитель.

Перевод на карту

Теперь будет рассмотрен случай перевода подотчета на банковскую карту. Можно переводить как на личную банковскую карту, так и на зарплатную.

1. Сотруднику необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором нужно указать, на что будут израсходованы деньги, сумма денег, банковские реквизиты карты, срок предоставления суммы. Если директор согласен, он ставит на заявлении дату и свою подпись.2. Когда бухгалтер проверит, что у сотрудника нет предыдущих задолженностей и руководитель предприятия одобрил его заявление, он может составлять платежное поручение. Обязательно нужно подробно указывать назначение денег, которые переводятся, чтобы при налоговом запросе не возникало каких-то проблем.

Сроки сдачи отчета или неизрасходованных денег

Сотруднику необходимо предоставить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня:

  • истечения срока, который был указан в заявлении на выдачу денег под отчет;
  • окончания командировки;
  • выхода на работу (если сотрудник был в отпуске или на больничном).

Авансовый отчет проверяется бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем предприятия. Если все оформлено верно, проверяющий ставит на авансовом отчете дату и свою подпись.

Если оказалось так, что у сотрудника остались подотчетные деньги, их необходимо сдать в кассу в тот же срок, что и авансовый отчет, что уже было описано выше. Для того, что бы принять деньги в кассу, составляется приходно-кассовый ордер, который подписывается главным бухгалтером.

Процедура передачи подотчетной суммы другому лицу

Действующие на данный момент нормативные акты не содержат в себе запрета на передачу подотчетных денежных средств от одного сотрудника к другому. Раньше это запрещалось законодательно, но после 2012 года стало фактически возможным.

Только вот при передаче денег от одного лица другому не оформляется никаких документов, поэтому на подотчетном лице, которое взяло деньги изначально, будет задолженность, что понесет за собой определенные взыскания.

Порядок подотчета при УСН

Очень часто те, кто пользуется упрощенной системой налогообложения, считают, что не нужно оформлять авансовые отчеты. Является ли это правомерным?

Так как те, кто пользуются упрощенной системой налогообложения освобождаются от ведения бухгалтерского учета, они не считают нужным оформлять первичные документы. Ведь налог у них считается с доходов, а доходы эти рассчитываются кассовым методом, а поступление денежных средств не сложно проверить.

Но на основании ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, которые проводит организация, должны иметь документальное подтверждение. Те, кто пользуются УСН, должны так же заполнять все кассовые документы. Поэтому порядок подотчета при УСН такой же, как и при других системах налогообложения.

Штрафные санкции

В тех ситуациях, когда подотчетное лицо не возвращает оставшиеся денежные средства в течение месяца, то сумма подлежит обложению налоговым агентом НДФЛ за счет любого налогооблагаемого дохода.

Если организация нарушила закон при выдаче подотчетных сумм, на нее так же могут быть наложены штрафные санкции. На должностных лиц от четырех до пяти тысяч рублей, на само предприятие — от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Выдача денег в пдотчет из кассы: как отразить документально в кассе РКО? Об этом подробно расскажет видео:

Источник: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/vydacha-deneg-podotchet.html

Деньги под отчет теперь можно выдавать не только сотрудникам.

Я хочу коснуться указания ЦБ, оно очень простое. Речь в этом указании идет про то, кому можно и кому нельзя давать деньги под отчет. Вопрос: если какой-то человек не работает в нашей компании по трудовому договору, а работает по договору гражданско-правового характера или это просто человек, что называется, с улицы, то можем ли мы ему деньги выдавать под отчет?Раньше было нельзя, а теперь это делать можно.

Центральный банк Российской Федерации выпустил указание от 2 октября 2014 года №29-1-1-6/7859. Внимание! Мне это показалось немного странным, но в одной правовой базе написано, что это указание номер №29-Р-Р-6/7859.

Я не знаю, честно, почему так произошло, но в любом случае указание Центробанка такое вышло и, соответственно, вы в компаниях можете выдавать деньги под отчет не только сотрудникам ваших организаций, но и физическим лицам, не состоящим в штате в организации.

Хорошее изменение, дорогие читатели. 21-22 ноября я проведу двухдневный семинар-практикум по законному снижению налогов (включая НДС) и страховых взносов без использования криминальных связей с обналичкой. На данном мероприятии соберется уже по меркам более 120 предпринимателей.

В качестве бонуса, я расскажу вам, как легально выводить наличность в любых количествах с расчетного счета, как обезопасить руководство, владельца и бухгалтерию компании максимально от любой отвественности. Смотреть описание семинара и записаться.

Источник: https://turov.pro/dengi-pod-otchet-teper-mozhno-vyidavat-ne-tolko-sotrudnikam/

Срок и суммы подотчетных денежных средств не ограничиваются

В процессе хозяйственной деятельности руководство организации постоянно сталкивается с необходимостью выдачи наличных денежных средств своему сотруднику, например, на командировку, на представительские расходы, на покупку канцелярских и хозяйственных принадлежностей, на приобретение ГСМ и тд.

Какой закон регулирует кассовые операции

Порядок ведения кассовых операций изменялся неоднократно. На момент написания материала действует Указание Банка России от 11. 03. 2014 № 3210-У.

Указание утвердило новый порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением банков), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП) и субъектами малого предпринимательства.

Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются Указанием № 3210-У, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

Документ зарегистрирован в Минюсте России 23. 05.2014 (№ 32404) и опубликован в «Вестнике Банка России» № 46 (1524) от 28. 05. 2014. Указание № 3210-У вступило в силу с 01. 06. 2014, за исключением требований к программно-техническим средствам для приема банкнот Банка России, которые будут действовать с 1 января 2015 года. Со дня вступления в силу Указания № 3210-У утратило силу Положение Банка России от 12. 10.

Порядок выдачи денежных средств в подотчет

  • Наличные деньги выдаются на расходы, связанные с осуществлением деятельности;
  • Сотрудник в свободной форме пишет заявление;
  • На заявлении руководитель указывает выдаваемую сумму, срок выдачи денег, ставит дату и подпись;
  • Бухгалтер выписывает расходно-кассовый ордер, выдает деньги;
  • Не позднее 3 рабочих дней по истечении срока выдачи денег или возврата из командировки сотрудник представляет авансовый отчет.

На какой срок можно выдать подотчетную сумму

Срок выдачи денежных средств в подотчет не ограничивается. Кстати, руководитель организации своим приказом может установить любой срок, на который выдаются деньги под отчет. Например, от 3 до 300 дней. Скажем, для топ-менеджеров 300 дней, а для всех остальных — 3 дня.

Это ваше право. С другой стороны, лучше этого не делать. Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату. Новые суммы не выдаются, пока работник не отчитался по предыдущим.

Сколько денежных средств можно выдать под отчет

Максимальная сумма подотчетных денег не ограничена законом. Также в законодательстве не установлен максимальный срок, на который выдаются подотчетные средства.

Но нужно понимать, что согласно Указания Банка России от 07. 10. 2013 N 3073-У расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. Поэтому, если выдаются денежные средства для расчета по контракту, то логично не превысить лимит 100 тыс.

Можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника

Можно. Минфин России рекомендует использовать такой способ расчетов с подотчетными лицами (письмо Минфина от 5 октября 2012 г. 14-03-03/728).

Перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей.

Как правильно отчитаться по подотчетной сумме

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Как быть, если сотрудник не отчитался по командировке, а нужно выдать деньги на новую командировку

Обычно оформляют приходный кассовый ордер на возврат неизрасходованных денег с прошлого подотчета и расходный кассовый ордер на новую – большую сумму подотчета. Делается это одним днем и сверхлимитных остатков по кассе не образуется. Кассовая дисциплина не нарушена.

Какая ответственность за выдачу подотчетной суммы сотруднику, который имеет задолженность

Налоговые инспекторы используют два варианта.

1 вариант.

Существует практика признания полученной и невозвращенной подотчетной сумму доходом. Налоговые инспекторы начисляют НДФЛ и страховые взносы. Есть судебные решения, поддерживающие налоговиков: постановления ФАС СЗО от 04.06.2007г. №Ф04-3478/2007(34785-А46-43), ФАС ЗСО от 14.11.2005г. №Ф04-8038/2005(16759-А27-25).

Более свежая судебная практика говорит, что выданные деньги были и остаются подотчетными, право собственности на них не перешло. Денежные средства не становятся доходом сотрудника, пока существует возможность их возврата в кассу в добровольном порядке (постановления ФАС ВВО от 12.11.2008г. №А43-3598/2008-6-65, ФАС СЗО от 07.11.2008г. №А66-4549/2007, ФАС УО от 20.02.2008г. №Ф09-516/08-С2, ФАС СКО от 11.12.2006г. №Ф08-5708/2006-2386А).

2 вариант.

Чаще всего налоговые инспекторы оформляют нарушение порядка ведения кассовых операций. Предусмотрена ответственность по ст.15.1 КоАП в размере 4000-5000 руб. на должностных лиц, 40000-50000 руб. на юридических лиц.

Источник: https://firmmaker.ru/stat/faq/avans1

Выдача наличных денег под отчет. Внутренний регламент

 Порядок выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя установлен п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Для получения наличных денег из кассы работник (подотчетное лицо) должен представить в бухгалтерию заявление, составленное в произвольной форме и содержащее запись:

  •  о сумме наличных денег;
  • о сроке, на который выдаются наличные деньги;
  • подпись руководителя (индивидуального предпринимателя, иного уполномоченного лица) и дату.

На основании заявления бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер 0310002. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю, индивидуальному предпринимателю, иному уполномоченному лицу) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

В случаях получения под отчет наличных денег на командировочные расходы работник обязан представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней со дня выхода на работу.

Проверку авансового отчета осуществляет главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель, индивидуальный предприниматель, иное уполномоченное лицо). Внутренним регламентом организации (индивидуального предпринимателя) должны быть установлены сроки:

  •  проверки авансового отчета;
  • утверждения авансового отчета руководителем (индивидуальным предпринимателем, иным уполномоченным лицом);
  • окончательного расчета по авансовому отчету.

Образец внутреннего регламента по расчетам с подотчетными лицами

Приказом руководителя ООО «Наша фирма» утвержден Стандарт организации 08-06.14 «Расчеты с подотчетными лицами, оформление документов».[

Стандартом установлено следующее:

1. Наличные деньги на хозяйственные нужды, приобретение ГСМ, канцелярских принадлежностей выдаются из кассы организации под отчет работникам, список которых утверждается ежегодно приказом руководителя.

2. Наличные деньги на командировочные расходы выдаются из кассы организации под отчет командированным работникам при наличии приказа о направлении работника (работников) в командировку (унифицированные формы № Т-9, № Т-9а).

3. Основанием для оформления расходного кассового ордера 0310002 на выдачу наличных денег из кассы организации является заявление по форме согласно приложению № 1 к настоящему Стандарту.

4. Устанавливается следующий порядок оформления и подписания заявления:

  •  работник заполняет и подписывает заявление. Заявление может быть заполнено от руки или компьютерным способом;
  • старший бухгалтер ставит на заявлении отметку об отсутствии за работником задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег;
  • заявление передается на подпись финансовому директору;
  • финансовый директор рассматривает и подписывает заявление не позднее следующего рабочего дня;
  • на основании подписанного заявления бухгалтер по учету кассовых операций оформляет расходный кассовый ордер на выдачу наличных денег под отчет работнику и передает его кассиру с приложенным заявлением;
  • работник (кроме командированных работников) обязан на следующий день после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, предъявить старшему бухгалтеру авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1) с прилагаемыми подтверждающими документами;
  • командированный работник обязан представить старшему бухгалтеру авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1) в день выхода на работу;
  • старший бухгалтер производит проверку авансового отчета и приложенных к нему первичных документов, при необходимости урегулирует вопросы по авансовому отчету с подотчетным лицом в течение 2 рабочих дней и при наличии полного пакета подтверждающих документов передает авансовый отчет на подпись главному бухгалтеру;
  • при приобретении подотчетным лицом товарно-материальных ценностей старший бухгалтер передает накладные, счета-фактуры, а при их отсутствии – копии товарных чеков, кассовых чеков, иных документов, подтверждающих оплату и приобретение товарно-материальных ценностей (их наименование, количество и цену), бухгалтеру по учету материалов;
  • главный бухгалтер в тот же день подписывает авансовый отчет и передает на утверждение финансовому директору;
  • финансовый директор рассматривает, утверждает авансовый отчет и передает его старшему бухгалтеру в течение 2 рабочих дней;
  • в случае перерасхода по авансовому отчету выдача наличных денег работнику осуществляется на основании служебной записки старшего бухгалтера, подписанной главным бухгалтером по форме согласно приложению № 2 к настоящему Стандарту;
  • утвержденный авансовый отчет и служебная записка передаются главному бухгалтеру для осуществления окончательного расчета с работником в течение 2 рабочих дней с даты утверждения авансового отчета.

Рассмотрим образец приведенный ниже.

Приложение № 1 — образец

К Стандарту организации 08-06.14

Финансовому директору ООО «Наша фирма»

________________________________

От (Ф.И.О. и должность работника)

Заявление № ___

от «__» ________ _______ г.

Прошу выдать под отчет __________ руб. на __________________ сроком на ___________.

В соответствии со Стандартом организации 08-06.14 обязуюсь:

1) представить авансовый отчет не позднее _________;

2) в случае неполного использования полученной под отчет суммы наличных денег внести в кассу организации остаток наличных денег _________.

В случае невнесения в кассу остатка наличных денег прошу удержать неиспользованную подотчетную сумму, рассчитанную по авансовому отчету, из моей заработной платы.

Работник: (должность, подпись, расшифровка подписи)

Старший бухгалтер: последнее получение под отчет наличных денег – _________,     задолженность отсутствует (подпись, расшифровка подписи).

Разрешаю: Финансовый директор (подпись, расшифровка подписи, дата)

Приложение № 2 — образец

К Стандарту организации 08-06.14

Главному бухгалтеру ООО «Наша фирма»

_____________________________________

От _______________, старшего бухгалтера

Служебная записка № _____

от «___» ________ ____ г.

Подлежит выдаче (должность, Ф.И.О. подотчетного лица) перерасход по авансовому отчету № _____ от __________, утвержденному финансовым директором (Ф.И.О.) в сумме ______ руб. __ коп.

Детали платежа:

— получено по расходному кассовому ордеру № _____ от _________ – _______ руб. __ коп.;

— утвержден авансовый отчет в сумме ______ руб. ____ коп.;

— перерасход – ____ руб__ коп.

Старший бухгалтер: (подпись, расшифровка подписи).

Разрешаю к выплате (указать дату выплаты):

Главный бухгалтер   (подпись, расшифровка подписи, дата)

Источник: http://amnagency.ru/kkt_i_bso/vydacha_nalichnyh_deneg_pod_otchet/

Деньги в подотчет сотрудникам и директору — Приказ и заявление

Выдача денег в подотчет — это операция по передаче собственных средств организации подотчетному лицу для оплаты расходов, напрямую связанных с хозяйственной деятельностью компании.

В роли подотчетного лица может выступать штатный работник фирмы или человек, работающий по гражданско-правовому договору. Перечень подотчетных лиц утверждается в приказном порядке руководителем компании.

Приказ о подотчетных лицах

Приказ о подотчетных лицах — обязательный локальный акт организации, который должен содержать:

  • реестр работников, которым фирма доверяет деньги, с расшифровкой Ф.И.О. и занимаемых должностей;
  • максимальные суммы денег, подлежащих выдаче;
  • целевое назначение расходования средств;
  • период, на который выдаются деньги;
  • порядок утверждения авансового отчета.

Законодательные акты не предусматривают ограничений по установлению периода, на который могут выдаваться подотчетные средства, и предельной суммы наличных денег, получаемой на руки работником.

Следовательно, такие ограничения устанавливаются каждой компанией самостоятельно, а в качестве единственного регламентирующего документа выступает приказ о подотчетных лицах.

Законодательное регулирование

При проведении подотчетных операций компании должны следовать Указанию ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое устанавливает следующие правила:

  • работник обязан сдать авансовый отчет в 3-дневный срок по истечении периода, на который были выданы подотчетные денежные средства;
  • последующая выдача подотчетных сумм осуществляется при полном погашении работником задолженности по средствам, полученным ранее.

Если подотчетное лицо производит расчет по договорным обязательствам, выступая от имени компании, то следует соблюдать установленный лимит расчета наличностью (не больше 100 000 руб.) по одному соглашению. Несоблюдение кассовой дисциплины карается штрафами, согласно ст. 15.1. КоАП РФ:

  • 40-50 тыс. руб. для организации (юр. лицо);
  • 4-5 тыс. руб. для ИП и должностных лиц.

Согласно Плану счетов бухучета, на счете 71 отражаются расчеты с сотрудниками по суммам, направленным на оплату административно-хозяйственных и прочих расходов фирмы. Подотчетные средства обычно расходуются на:

  • оплату интернета, мобильной и стационарной связи;
  • покупку канцтоваров и прочих ТМЦ;
  • почтовые расходы;
  • представительские затраты;
  • приобретение ГСМ;
  • командировочные расходы и пр.

Порядок выдачи денег под отчет

Пошаговая процедура выдачи наличных денежных средств под отчет сотруднику организации предполагает выполнение следующих действий:

1) Необходимо удостовериться, что у работника отсутствует непогашенная задолженность по подотчетным суммам.

Для проверки следует проанализировать аналитику по счету 71 и убедиться в отсутствии дебетового сальдо по данному работнику на текущую дату (это рекомендация для организаций, ИП имеет право не вести бух. учет).

2) Получить письменное заявление подотчетного лица.

Заявление не имеет унифицированной формы, но в обязательном порядке должно включать:

  • сумму, необходимую для оплаты расходов;
  • целевое назначение расходования запрашиваемых средств;
  • срок, достаточный для выполнения операции;
  • подпись руководителя или лица, обладающего правом визирования документа по доверенности;
  • дату составления.

Заявление может быть написано сотрудником вручную или составлено в печатном виде. Если в качестве подотчетного лица выступает руководитель организации, ему также следует оформить заявление, содержащее небольшие корректировки по отношению к стандартной формулировке.

Такое заявление составляется в форме распоряжения, адресованного бухгалтерии и не требует дополнительного визирования. Указание ЦБ не содержит исключений для руководителя организации при процедуре проведения кассовых операций.

Отсутствие заявления будет квалифицировано как безосновательная выдача денежных средств, которые должны были остаться в кассе компании.

В этом случае проверяющие органы могут начислить штраф за превышение лимита наличных расчетов.

3) Выдать деньги работнику.

На основании заявления подотчетного лица оформляется расходный ордер. РКО обязательно должен содержать паспортные данные работника и его подпись.

В бухгалтерском учете организации отражается запись:

Дт 71 Кт 50 – работнику выданы денежные средства из кассы организации.

4) Проконтролировать период использования подотчетных сумм и утвердить авансовый отчет.

Подотчетное лицо обязано сдать в установленные сроки авансовый отчет и (или) вернуть выданные денежные средства (остаток неизрасходованных средств) в кассу организации.

К отчету следует приложить первичные документы, подтверждающие произведенные затраты: чеки ККМ, накладные, БСО, счета-фактуры, квитанции ПКО, акты и пр.

На сумму остатка неизрасходованных средств выписывается приходный ордер. Сумма перерасхода возмещается сотруднику по РКО.

Работник не отчитался в установленный срок

Если подотчетное лицо не отчиталось по полученным средствам вовремя, существует два выхода из создавшейся ситуации:

1. Вычесть сумму долга из заработной платы сотрудника.

Произвести удержание невозвращенных в срок подотчетных средств можно только с согласия работника.

По истечении месяца, после наступления конечной даты сдачи авансового отчета следует подготовить приказ об удержании денег из оплаты труда должника.

Приказ следует завизировать у руководителя и уведомить работника о принятом решении. Ознакомление с приказом осуществляется под личную подпись сотрудника с указанием текущей даты.

Если подотчетное лицо категорически возражает против удержания суммы долга из заработной платы – решить вопрос можно только через судебное разбирательство.

2. Простить задолженность по решению руководителя фирмы.

Решение о прощении долга сотруднику также оформляется в приказном порядке. На дату ознакомления с содержанием приказа у работника возникает доход в виде суммы прощеного долга, подлежащий налогообложению (п. 2 ст. 415 ГК РФ).

Бухгалтерия организации должна начислить НДФЛ, удержать сумму налога из ближайшей выплаты в адрес сотрудника и перечислить его в бюджет.

Если удержать налог невозможно (например: по причине увольнения работника), следует оформить справку 2-НДФЛ с признаком «2» (сведения о доходе, с которого не был удержан налог) и подать ее в ФНС в установленные сроки.

Сотрудники не всегда успевают своевременно отчитаться по суммам, выданным под отчет. Чтобы избежать подобных ситуаций, руководству организации следует устанавливать приемлемый срок выдачи подотчетных средств.

Но следует учитывать, что длительные сроки нахождения денег у работника должны быть обусловлены производственными потребностями.

Иначе контролирующие органы могут переквалифицировать такие деньги, как доход или беспроцентный заем, что влечет за собой обязательство по удержанию и уплате НДФЛ.

Источник: http://nalog-spravka.ru/vydacha-nalichnyx-deneg-v-podotchet.html

Как выдать деньги под отчет

У предприятий часто появляется необходимость выдать деньги под отчет сотруднику на хозяйственные нужды. Работник направляется в служебную командировку и ему нужно возместить расходы на проезд, проживание и суточные, или работник покупает за свои личные деньги картридж для принтера или пачку бумаги. Как выдать деньги под отчет?

Выдать деньги под отчет работнику предприятия можно при выполнении двух обязательных условий:

  • если работник является подотчетным лицом на основании Приказа по предприятию о подотчетных лицах,
  • на основании личного заявления работника, подписанного генеральным директором.

Приказ о подотчетных лицах составляется ежегодно (и корректируется в зависимости от изменения ситуации), он может существовать как самостоятельно, так и в составе Приказа по Учетной политике. В Приказе по подотчетным лицам утверждается:

  • список должностных лиц, с указание должности и фио, которым разрешается выдавать/получать подотчетные суммы,
  • сроки, на которые выдаются подотчетные суммы,
  • способы выдачи подотчетных денег (наличные, на банковскую карту, или возможны оба варианта).

Бухгалтер (кассир) может выдать деньги под отчет, при условии, что подотчетное лицо предъявит заявление в произвольной форме за подписью генерального директора. В заявлении указывается:

  • необходимая сумма денежных средств,
  • цели, на которые запрашиваются деньги
  • способ выдачи (сколько, на что, наличные или на банковскую карту).

Заявление подписывается подотчетным лицом и визируется генеральным директором.

Прежде, чем выдавать подотчетную сумму, бухгалтер обязан проверить, не числится ли за подотчетным лицом задолженность по ранее полученным подотчетным суммам. Если подотчетное лицо не отчиталось по ранее полученным суммам, нельзя выдать деньги под отчет.

Если задолженности за подотчетным лицом не числится, можно выдать деньги под отчет (наличные по расходному кассовому ордеру, или безналичный перевод на банковскую карту).

В установленные сроки подотчетное лицо обязано отчитаться об использовании полученной подотчетной суммы и произвести окончательный расчет. Для этого подотчетное лицо обязано составить авансовый отчет и приложить к нему все первичные оправдательные документы (товарные чеки, чеки, товарные накладные и проч.).

Авансовый отчет утверждается генеральным директором. После этого, если израсходовано меньше денег, чем было получено, излишки сдаются в кассу на основании приходного ордера. Перерасход по авансовому отчету выдается наличными деньгами по расходному ордеру или переводится на банковскую карту.

Если у Вас есть вопросы по ведению бухгалтерского учета, составлению и представлению отчетности в контролирующие органы, предлагаем воспользоваться услугами по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности, для чего просим обращаться к нашим специалистам по телефону (812) 309-18-67.

Источник: http://saldoconsult.ru/stati/kak-vydat-dengi-pod-otchet/

Заявление на выдачу денежных средств в подотчет сотруднику, директору, не работнику предприятия

Выдача денег под отчет разрешена сотрудникам, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору. К таким сотрудникам относятся и обычные работники, и руководители компаний, и даже сторонние лица.

Но независимо от категории подотчетного лица правила предоставления средств им одинаковы – только на основании заявления! Но как его правильно оформить?

Общие правила для составления заявления на выдачу под отчет денежной суммы

Согласно п.6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014г. выдача подотчетных сумм работникам на оплату расходов, которые связаны с деятельностью предпринимателя или организации, осуществляется только на основании письменного заявления самого подотчетного лица.

Но как составить этот документ, если никаких конкретных правил по этому поводу нет? Основные требования к составлению заявлению все-таки есть – они описаны в п.6.3 Указания №3210-У:

  • документ оформляется в письменном виде и в произвольной форме, и обязательно на бумажном носителе. При этом не запрещается подготовка данного документа с помощью печатающих средств;
  • пишется на имя руководителя компании (предпринимателя) с указанием ее названия, Ф.И.О. ее руководителя и Ф.И.О. самого подотчетного лица и его должности;
  • в заявлении указывается направление расходования средств, требуемая сумма денег и срок, на который она выдается;
  • заявление подписывается самим подотчетным лицом;
  • в документе обязательно указывается дата оформления заявления;
  • и ставится руководителем (предпринимателем) разрешительная виза. В этой визе проставляется подпись, сопровождаемая Ф.И.О. руководителя, расшифровкой его должности, датой визирования заявления, суммой и сроком, на которые разрешается выдать деньги.

Очень часто заявление дополняется записью о состоянии расчетов по ранее полученным подотчетным суммам. Это помогает соблюсти требования п.6.3 его 3 абзаца (Указания Банка РФ №3210-У) — о выдаче подотчетных сумм работникам только при наличии полного погашения ими задолженности по ранее предоставленным им аналогичным средствам.

Таким образом, прежде чем попасть к руководителю организации (предпринимателю), заявление должно быть подано в бухгалтерию: именно там проверяется наличие или отсутствие непогашенной задолженности по подотчетным суммам.

И только после этого заявление направляется руководителю (индивидуальному предпринимателю). Как уже указывалось ранее, заявление можно подготовить и с помощью печатных устройств. Но от руки должны быть оформлены:

  • подотчетная сумма и срок, на который она должна быть выдана;
  • подпись подотчетного лица и дата составления документа;
  • отметка бухгалтерии о наличии или отсутствии долга по ранее полученным средствам под отчет;
  • виза от руководителя компании.

Все остальные данные в заявлении можно и напечатать.

Источник: http://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/buhgalteriya/raschety/nalichnye/podotchet/zayavlenie-na-vydachu.html

Заявление на выдачу денег под отчет

Зачастую хозяйствующие субъекты осуществляют свои текущие расходы через подотчетных лиц. Ими, как правило, являются работники организаций (ИП), которые пишут заявление на выдачу денег под отчет, получают N-ую сумму, тратят ее на конкретные цели:

  • на покупку товарно-материальных ценностей (например, канцтоваров);
  • на оплату услуг, работ;
  • на командировочные расходы;
  • на отправку корреспонденции и пр.,
  • а затем отчитываются об израсходованных средствах.

Порядок выдачи подотчетных сумм в наличной форме регламентируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У (далее – Указания № 3210-У). Разберем, какие именно правила подотчета устанавливает данный документ.

Кому можно выдать деньги под отчет

Выше было упомянуто, что «подотчетниками» могут быть работники юрлица или ИП. Это следует из п.6.3 Указаний № 3210-У. Но это не только те физлица, с которыми компания состоит в трудовых отношениях.

Согласно п.5 Указаний № 3210-У с 1 июня 2014 года к работникам относятся еще и исполнители по гражданско-правовым договорам. Например, организация вправе выдать денежные средства под отчет подрядчику на покупку материалов, необходимых для выполнения работ по договору ГПХ (письмо ЦБ РФ от 02.10.14 № 29-1-1-6/7859).

Как можно выдать деньги под отчет

Денежные средства под отчет можно выдать не только наличными из кассы предприятия, но и перечислить на банковскую карту (зарплатную или корпоративную). Это подтверждают письма: Минфина России от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288, Минфина России № 02-03-10/37209, Федерального казначейства России № 42–7.4–05/5.2–554 от 10.09.2013 г.).

При этом порядок безналичных расчетов по подотчетным суммам должен быть прописан в локальном нормативном акте компании (например, в учетной политике или положении о расчетах с подотчетными лицами).

На какой срок можно выдать деньги под отчет

Закон не устанавливает каких-либо ограничений по сроку, на который выдаются деньги подотчетному лицу. Поэтому его продолжительность может быть любая, хоть год. По желанию руководитель может самостоятельно ввести соответствующие ограничения, закрепив это приказом.

Проверьте задолженность по подотчетным суммам

Абзац 3 п.6.3 Указаний № 3210-У устанавливает запрет на выдачу денежных средств под отчет работнику, если он не отчитался по ранее выданным суммам. За нарушение данного запрета некоторые налоговики даже могут оштрафовать по ст.15.1 КоАП РФ (ч.1):

  • компанию – на сумму от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
  • должностное лицо или ИП – на сумму от 4 000 руб. до 5 000 руб.

Хотя такая мера наказания может быть оспорена в суде, поскольку ст.15.1 КоАП РФ (ч.1) предусматривает ответственность за нарушение кассовой дисциплины, а не за порядок выдачи денежных средств под отчет (Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 г. № А03-14372/2013, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.01.2013 г. № 09АП-34612/2012). Но не факт, что решение будет в Вашу пользу (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 г. № 09АП-2451/2013).

Если компания не готова к судебным тяжбам, то лучше соблюдать последовательность: сначала работник гасит долг по старому подотчету (или компания возмещает ему перерасход), а уже потом он получает новую сумму.

Основание для выдачи денег под отчет

Без письменного заявления от работника выдать деньги под отчет нельзя. На это указывает абз.1 п.6.3 Указаний № 3210-У. Документ составляется в произвольной форме. При это в нем обязательно указываются:

  • необходимая сумма;
  • срок, на который выдаются средства;
  • подпись руководителя;
  • дата написания заявления.

Обратите внимание! В соответствии с новым кассовым порядком (п.6.3 Указаний № 3210-У) «подотчетник» (или бухгалтер) может сам указать в заявлении сумму подотчета и срок, на который он выдается. До 1 июня 2014 года заполнять эти реквизиты собственноручно приходилось руководителю (п.4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П). Теперь же достаточно только его визы.

При составлении заявления на выдачу денег под отчет работники нередко допускают ошибки. Например, не указывают срок, на который выдаются денежные средства. «Подотчетник» должен знать, что если данный реквизит в документе пропущен, то отчитаться о совершенных тратах ему надлежит в течение 3-х рабочих дней с момента получения денег (абз.2 п.6.3 Указаний № 3210-У).

Для того, чтобы документ был оформлен правильно и работнику не приходилось каждый раз сочинять его текст, рекомендуется заранее подготовить шаблоны заявления. В типовой форме, помимо обязательных реквизитов, следует предусмотреть поля для указания:

  • информации о задолженного подотчетного лица (чтобы кассир по незнанию не выдал деньги тому работнику, который их получать не вправе), которую завизирует бухгалтер;
  • цели выдачи подотчета.

Кстати, безопаснее написать заявление на выдачу денег под отчет и в том случае, если денежные средства перечисляются на зарплатную карту с расчетного счета. При его отсутствии налоговики могут посчитать, что работнику были переведены не подотчетные суммы, а иные доходы и удержат с них НДФЛ.

Еще раз обратим внимание, что писать такое заявление должны все получатели подотчетных средств, включая руководителя. Ведь в компании он трудится, как и все, по трудовому договору (ч.6 ст.11 ТК РФ, письмо Роструда от 11.03.2009 г. № 1143-ТЗ).

При этом, бланк документа для директора необходимо составить с другими формулировками.

Дальнейший порядок действий

Одобренное заявление на выдачу денег под отчет передается в бухгалтерию. На его основании производится выдача средств «подотчетнику»:

  • в наличной форме – с оформлением расходного кассового ордера (форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88);
  • в безналичной форме – с заполнением платежного поручения для перевода денег на банковскую карту.

К сведению ИП, ведущих налоговый учет доходов или доходов и расходов, а также физических показателей. В соответствии с абз.2 п.4.1 Указаний № 3210-У они могут не оформлять кассовые документы.

Предупредите получателя, что ему не следует передавать подотчетные деньги другому лицу. Хотя законодательством не установлен запрет на подобные действие, но, в то же время, не регламентирован и порядок передачи. Поэтому, чтобы избежать споров с налоговиками, не разрешайте сотрудникам передавать подотчетные суммы своим коллегам

В течение 3-х рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги под отчет (указывается в заявлении), работник должен отчитаться о своих тратах (абз.2 п.6.3 Указаний № 3210-У). Для этих целей он использует авансовый отчет. В соответствии с ч.4 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ компания вправе самостоятельно разработать форму данного документа или использовать унифицированную (форма № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 5).

К авансовому отчету работник прилагает все подтверждающие документы. Если окажется, что он потратил больше, чем получил, то организация (ИП) обязана ему возместить сумму перерасхода. Если у «подотчетника» остались неизрасходованные деньги, то их он должен вернуть предприятию. При возврате остатка наличными средствами оформляется приходный кассовый ордер (форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88).

Источник: http://yarbuh76.ru/spravochnaja-informacija/zajavlenie-na-vydachu-deneg-pod-otchet.html

Учет выдачи из кассы денежных средств — Бухгалтерские проводки

Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции выдачи наличных денежных средств из кассы работникам организации

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
70 50.01 Выплата зарплаты Сумма зарплаты Платежная ведомость. Форма № Т-53Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
73.1 50.01 Выплата из кассы займа работнику организации Сумма займа Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
71 50.01 Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу Сумма подотчет Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
76.04 50.01 Выплата из кассы депонированной зарплаты работнику организации Сумма депонированной зарплаты Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2

Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции выдачи наличных денежных средств из кассы контрагентам и физическим лицам, не являющимся работниками организации

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
76.03 50.01 Выплата денежных средств контрагенту в счет погашения убытков от совместной деятельности Сумма убытка от совместной деятельности Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
60 50.01 Выплата денежных средств поставщикам в счет погашения кредиторской задолженности Сумма задолженности Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
60 50.01 Выплата аванса поставщикам наличными средствами Сумма аванса Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
76 50.01 Выплата денежных средств из кассы в счет расчетов с прочими контрагентами Сумма расчетов Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2

Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции выдачи наличных денежных средств из кассы акционерам организации

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
81 50.01 Выдача денежных средств акционерам в счет расчетов за выкупаемые собственные акции Стоимость выкупаемых акций Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
75.2 50.01 Выплата дивидендов из кассы Сумма дивидендов Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
79.2 50.01 Выданы денежные средства из кассы структурным подразделениями организации Сумма, передаваемая филиалу Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
76 50.01 Выплата алиментов Сумма алиментов Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
  • 50 — Касса
  • 50.01 — Касса организации
  • 60 — Расчеты с поставщиками и подрядчиками
  • 70 — Расчеты с персоналом по оплате труда
  • 71 — Расчеты с подотчетными лицами
  • 73 — Расчеты с персоналом по прочим операциям
  • 73.1 — Расчеты по предоставленным займам
  • 75 — Расчеты с учредителями
  • 75.2 — Расчеты по выплате доходов
  • 76 — Расчеты с разными дебиторами и кредиторами
  • 76 — Расчеты с разными дебиторами и кредиторами
  • 76.03 — Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам
  • 76.04 — Расчеты по депонированным суммам
  • 79 — Внутрихозяйственные расчеты
  • 79.2 — Расчеты по текущим операциям
  • 81 — Собственные акции (доли)

Источник: http://sprbuh.systecs.ru/uchet/kassa/operacii_vyplaty_kassy.html

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*