Добрый вечер, уважаемые читатели. Сегодня поговорим с вами о том, как правильно сшивать документы. Лично я в последнее время все реже и реже сталкиваюсь с необходимостью сшивать документы, хотя иногда некоторые органы требуют этого, также этот способ хранения документов часто используют в государственных учреждениях. Чаще всего я сшиваю основные отчеты и то делаю это больше по привычке, так как на первом месте работы меня обязывали это делать.
Как правильно подшить документы
Подавляющее большинство отказов в регистрации происходит именно из-за некорректной сшивки. Разберем пошаговую инструкцию. Для этой процедуры понадобится несколько инструментов:
- ножницы;
- катушка с нитками;
- файл сшивки, откуда вы возьмёте листы для скрепления;
- клей — карандаш;
- дырокол.
Шаг 1 — Распечатайте документы на принтере
Шаг 2 — Пробейте дыроколом отверстия для сшивки
Шаг 3 — Проденьте нитку и свяжите её с обратной стороны
Для прошивки можно использовать любую нитку или ленту средней толщины (не очень тонкую) и средней длины, достаточной, чтобы после приклеивания листа «Прошито и пронумеровано» концы нитки выступали за пределы наклейки.
Шаг 4 — Из файла сшивки вырежьте лист и приклейте его с обратной стороны.
После этого заполните поля и распишитесь на листе сшивки. Подпись должна выходить за края листа, таким образом, чтобы если этот лист оторвать, то части подписи остались бы на основном документе.
Документ готов
Больше нет необходимости искать и вручную заполнять заявления, протоколы, договоры, приказы и другие документы.Простой и удобный мастер поможет Вам быстро создать необходимые документы, которые полностью соответствуют действующему законодательству Российской Федерации.
Источник: https://www.documentoved.ru/help/knowhow/proshivka_dokumentov
Инструкция по сшиванию документов
Для регистрации малого бизнеса очень важно знать, как правильно сшивать документы для бухгалтерии. Иногда нарушения и ошибки в прошивке бумаг могут послужить причиной отказа в регистрации и затянуть весь процесс на неограниченное время.
Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа.
Способы сшивания документов
Сшивание документов нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство. Практикуется переплет документов или же их брошюровка.
Где можно сшить документы?
Вы можете обратиться в ближайший архив или типографию – как правило, у них есть сотрудники, оказывающие подобные услуги качественно и недорого. Или же в частную специализированную фирму, занимающуюся аналогичной деятельностью. Вам придется заплатить за работу специалиста, зато все будет сделано аккуратно, быстро и по правилам.
Как правильно сшивать документы нитками?
Если вы все же решили заняться прошивкой документов самостоятельно, вам нужно приготовить:
- собственно документы;
- суровые нитки черного цвета или банковский шпагат;
- иголку;
- дырокол;
- лист папиросной бумаги размером примерно 4 на 6 см, который вы приклеите к готовой подшитой книге документов, чтобы написать на нем все необходимые данные;
- канцелярский клей;
- если требуется – печать.
Итак, как правильно прошить документы нитками?
1. Сначала подготовьте документы. Сложите все листы в ровную стопку и сделайте по вертикали два или три отверстия, строго симметрично. Самым надежным считается сшивание особо важных документов через пять отверстий.
2. Сшейте документы нитками или шпагатом. Иногда используют тонкую ленту для сшивания документов, но надежнее, чтобы не переделывать, взять все же суровые нитки.
3. Заверьте подшитые документы. Для этого нужно создать в MS Word таблицу, заполнить ее, распечатать, вырезать и наклеить на обратную сторону сшитой папки бумаг в месте фиксирования ниток. Образец примерно следующий:
Прошито, пронумеровано, скреплено подписьюи печатью ___ (_______________________) лист___
Генеральный директорЗАО «ЗАО»
___________________________________ И.А. Петров
Не забудьте, бумага должна быть папиросной, чтобы отчетливо просвечивался узелок. Концы нитей должны остаться свободными – это очень важно. Клей допустимо использовать только канцелярский. После полного его высыхания ставится печать и подпись уполномоченного лица.
Обратите внимание: ни печать, ни подпись не могут выходить за края листа папиросной бумаги, иначе заверение не будет считаться действительным. В завершение подпись и печать заливаются клеем, но требуют это не всегда — в зависимости от важности документов. Уточняйте этот вопрос. Таким способом можно сшить стопку документов толщиной до 10 см.
Правила сшивания документов
Если вам нужно сдать в архив или подать в суд копии важных документов, а не оригиналы, обязательно уточните, как именно они должны быть заверены. Иногда заверения на общей подшитой книге недостаточно, нужно заверять каждую копию отдельно. Всегда предварительно выясняйте, чего именно от вас требуют, чтобы не тратить время, усилия и деньги напрасно.
Как сшить документы на уголок?
Только делается два симметричных отверстия в верхнем левом углу стопки документов, через которые и пропускается нить. Лист папиросной бумаги приклеивается тоже таким образом, чтобы был виден узелок и концы нити оставались свободными, после чего ставится печать и подпись.
Машинка для сшивания документов — что это?
Как же быть, если вы не знаете, как правильно сшить документы нитками, или же не имеете времени на выполнение этой задачи? Чтобы облегчить работу по прошивке или брошюровке большого количества документов, было разработано особое устройство, представляющее собой гибрид сверлильной и швейной машинки.
Не стоит путать такие машинки с биндерами. Биндер работает аналогичным образом, но делает отверстия сразу по всей длине листов и скрепляет их не нитью, а пружиной. Обычное устройство для сшивания документов нитью можно приобрести в среднем за 3500-5000 рублей в зависимости от модели.
У каждой инстанции свои требования к правилам сшивания документов. Иногда требуется нумеровать только листы, иногда – каждую страницу. В некоторых случаях допустим выход контура печати за лист-наклейку, а в других – недопустим.
Так, если вы не знаете, как сшивать документы для налоговой, то необходимо запомнить, что налоговая часто настаивает на наличии описи документов отдельным листом, нередко сшитые документы нужно дополнительно помещать в папку.
Чтобы избежать досадных задержек и ненужного стресса всегда уточняйте нормативы по каждому отдельно взятому случаю.
Источник: http://svoy-business.com/organizatsiya-biznesa/dokumentatsiya/instruktsiya-po-sshivaniyu-dokumentov.html
Как правильно подшивать документы для бухгалтерии
На любом предприятии принято издавать документы и содержать огромное количество бумаг, которые связаны с осуществляемой деятельностью. Все эти документы нуждаются в строгой систематизации, иначе все документы перепутаются, и на предприятии наступит путаница.
Как прошивать документы правильно, что для этого потребуется и чем нужно руководствоваться при этом? Рассмотрим эти вопросы ниже.
Подлежат прошивке
Далеко не все документы должны подлежать прошивке, и по этой причине очень важно понять, какие именно из них подойдут для такой процедуры. Понятно, что документ, который состоит из одного листа, не подлежит прошивке. В целом, кадровые специалисты должны заниматься сшивкой следующих документов:
- Штатное расписание.
- Приказы для общего состава.
- Приказы для личного состава.
Что касается бухгалтерских служб, то их сотрудники должны сшивать:
- Накладные.
- Авансовые отчеты.
- Путевые листы.
- Счета-фактуры.
- Акты выполненных работ.
- Кассовые книги.
- Ведомости о зарплате.
- Оборотные ведомости.
Иными словами, данная процедура будет касаться документов для почти всех структурных подразделений организаций, и при этом разница в проведении данного процесса будет заключаться только в способе его выполнения.
Законодательство
Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов.
Правила прошивки документов
На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.
2 дырки
Данный способ прошивания является самым простым. Его могут применять обычно к тем документам, не представляющим особой важности для руководства и предприятия в целом. Но даже в такой ситуации у некоторых сотрудников кадровой системы могут появиться вопросы на тему его сшивания.
Стоит придерживаться такой схемы:
- Перед началом необходимо сделать дыроколом две дырки. Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу.
- После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия. Пропускать необходимо так, чтобы концы вышли с обратной стороны.
- Затем нужно связать концы нитки, после чего наклеить на них прямоугольный маленький листок, который заранее стоит вырезать из специальной бумаги. Этот листок должен хорошо скрыть сам узел, но в это же время не скрывать его полностью.
На этом прямоугольнике нужно указать, сколько листов содержится в документе, данные специалиста, занимавшегося заверением документа.
3 дырки
Важно понимать, что перед началом процедуры сшивания, бумагу также необходимо проколоть, и здесь нужно просто рассчитать расстояние для трех дырок.
После проколов нужно вдеть нитку в среднюю дырку. При этом нужно оставить кусок нитки с тыльной стороны длиной не меньше 7 см.
После этого с лицевой стороны бумаги нужно протыкать верхнее отверстие и просовывать нить с иглой снизу в прокол. Затем нитку снова нужно направить в середину листа, чтобы она опять появилась с тыльной стороны.
Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило. Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат.
4 дырки
Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см.
По такому же алгоритму нить потом заводят в третье и последнее отверстия (с тыльных сторон). По завершении процедуры игла должна быть продета с лицевой стороны в дырку № 3 и затем быть связанной в узелок. И в завершение процесса, сверху должен быть наклеен прямоугольник.
5 дырок
Данный способ является самым сложным и в то же время самым надежным. Обычно используется работниками бухгалтерских служб, поскольку именно в ней документы бывают самыми увесистыми и объемными. Отверстия рассредотачиваются по краю листа с шагом в 5 см.
После того, как отверстия будут сделаны, останется только прошить всю стопку. Делать это нужно согласно следующему алгоритму:
- Пропустить иголку с нитью в центральное отверстие, оставив хвост длиной 10 см.
- Протянуть иглу во второе отверстие сверху и вывести с обратной стороны.
- Согласно типу «змейки» иглу вывести через верхнее отверстие, чтобы она оказалась с лицевой стороны, провести вниз в верхнее второе отверстие.
- Затем нужно, придерживая нить возле центрального отверстия, просунуть иглу со стороны тыла и вывести на лицевую, чтобы просунуть во второе отверстие снизу.
- Снова по типу «змейки» просунуть иглу в крайнее снизу отверстие с обратной стороны, и снова отправить в «тыл» через второе отверстие снизу.
- Получившиеся два хвостика нитки связать узлом.
Потом получившийся документ нужно извлечь из пресса. Затем обычно намечают линии загиба, которая сможет закрыть остатки ниток. Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером.
Как пронумеровать
Нумеровать листы необходимо арабскими цифрами. Нужно учитывать следующие нюансы:
- Ставится номер в правом верхнем углу.
- Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
- При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
- Тома дела нумеруются по отдельности.
- При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.
Оформление обложки
Данная часть документа представляется в следующих форматах:
- Стандартными. 22,9х32,4 см размер, требуются для сшивания листов А4.
- Нестандартными. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.
- Для долгого хранения. Делаются в произвольном формате, изготавливаются из картона с повышенной твердостью.
На обложке должна отражаться следующая информация:
- Название предприятия.
- Название подразделения.
- Индекс.
- Заголовок.
- Срок хранения.
- Номер тома.
- Дата изготовления прошивки.
- Количество листов.
Вся информация по требованию высших инстанций, должна быть и в описи.
Заверение сшитой документации
Важно понимать, что процесс заверения сотрудник должен знать отлично. Поэтому, на предприятии должен быть уполномоченный сотрудник для этого.
Кто имеет право
Заверять документы может руководитель предприятия, а также строго уполномоченный им составитель. Для этого данным лицам нужно ставить подпись, при этом как на листе документа, так и на стикере.
Важно понимать, что при подписании документа, управленец берет ответственность на себя за сведения, содержащиеся в нем, либо назначает ответственность для сотрудника, уполномоченного за ведение данной деятельности.
Условия
Для заверения обязательно стоит подготовить специальный стикер – примерно 5х6 см. Обязательно должна прописана на нем информация:
- Количество листов.
- Особенности вложенных документов.
- ФИО специалиста, занимающегося прошивкой.
Стикером фиксируется узел последнего листа, затем нужно ставить печать компании.
Исправление ошибок
Если были допущены ошибки при нумеровании листов, то можно использовать литерную нумерацию. При допущении более серьезных ошибок нумерации придется переделывать дело заново.
Источник: http://autoexpertnost.ru/kak-pravilno-sshivat-dokumenty/
Как правильно прошить и заполнить книгу учета трудовых книжек
Чтобы она была заполнена в соответствии с Трудовым кодексом России, кадровому работнику следует знать, как правильно прошить книгу учета трудовых книжек и заполнить ее. В книге учета трудовых книжек регистрируются следующие документы:
- трудовые книжки, предоставленные в кадровый отдел сотрудниками при оформлении на работу (оформленные в другой организации);
- трудовые книжки, выданные сотруднику в период работы в организации;
- вкладыши для трудовых книжек, полученные сотрудниками за период работы в организации.
Если же работник предоставил кадровику трудовую книжку с вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, регистрации подлежит только трудовая книжка (такой вкладыш в книге учета трудовых книжек не отмечается).
Требования к ведению книги учета трудовых книжек
Трудовым кодексом России утверждены основные правила ведения книги учета трудовых книжек, и она обязана соответствовать некоторым требованиям.
- Книга должна быть переплетена в твердую обложку с обязательной прошивкой страниц при помощи ниток (в основном она используется всего несколько лет, а потом сохраняется в архиве).
- Страницы книги предварительно следует пронумеровать и прошнуровать.
- После шнуровки концы шнурка приклеиваются небольшим листом чистой бумаги с внутренней стороны обложки.
- Книга подлежит обязательному опломбированию (возможно использование сургучной печати). При использовании сургучной печати кадровик должен знать о том, что она обязана захватывать часть листа бумаги, концы шнурка, выступающие из-под него, и обложку. В том случае, когда книга для учета трудовых книжек опломбируется, то пломба крепится на выступающие концы шнурка.
- Книга обязана быть заверена надписью, в которой указывается общее количество прошнурованных и пронумерованных страниц (число указывается цифрами и прописью).
Прошивка книги учета трудовых книжек
К таким документам относится и книга учета трудовых книжек. В этом случае необходимо применять стандартную технологию прошивки, которая некоторым образом предохранит книгу учета от постороннего вмешательства. Государственным стандартом не определены главные правила прошивки книг учета, и все кадровые сотрудники пользуются стандартной процедурой.
- Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц). Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров, а располагаются они по строгой вертикали.
- После того, как дырки были сделаны, необходимо приступить к самой прошивке. Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз.
- По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки.
- Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета листом бумаги с последующим нанесением на него заверительной надписи.
После того, как была рассмотрена процедура по прошивке книги учета трудовых книжек, следует подробнее рассказать об оформлении листа, которым закрепляются концы нитки. Оформление листа (наклейки) выглядит следующим образом:
- размер листка – 4×5 см (закрывает узел и некоторую часть нитки);
- на листе ставится печать сотрудника, который занимается оформлением книги учета (печать должна захватывать часть наклейки и обложки книги);
- указывается заверительная надпись (количество страниц книги цифрами и прописью).
Оформление делается после наклеивания на обложку. Печать и узел нити, залитый клеем, являются дополнительным средством индикации неприкосновенности данного документа. Все вышеперечисленные действия дают исчерпывающий ответ на вопрос о том, как прошить журнал движения трудовых книжек и при соблюдении их поэтапности в процессе прошивки проблем не возникнет.
Ведение учета трудовых книжек
Чтобы вести книгу учета в соответствии с Трудовым кодексом РФ, работнику кадрового отдела понадобится иметь при себе:
- правила оформления ведения трудовых книжек;
- бланк книги учета;
- Трудовой кодекс России;
- документы предприятия;
- бланки трудовых книжек;
- печать (штамп) предприятия;
- трудовые книжки работников.
Книга учета трудовых книжек является обязательной для каждого работодателя, так как ее наличие необходимо для подтверждения законности деятельности всей организации. Если же в кадровом отделе отсутствует такая книга учета или же она оформлена ненадлежащим образом, то руководству предприятия грозит штраф.
Заполнение титульного листа
Сотрудник, ответственный за оформление и ведение книги для учета трудовых книжек, назначается приказом руководства. В данном приказе указывается личная информация подчиненного, наименование позиции, которую он занимает. После издания приказа ответственный за книгу учета должен правильно заполнить ее титульную страницу.
Кроме этой информации, нужно поставить дату начала и окончания ведения книги учета (в основном такой документ хранится не менее 50 лет, и поэтому к дате начала оформления книги учета потребуется прибавить этот срок). Конечная дата будет обозначать время, до которого книга учета будет храниться в архиве предприятия.
Источник: http://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/kak-pravilno-proshit-i-zapolnit-knigu-ucheta-trudovyx-knizhek.html
Как правильно прошить бухгалтерские документы нитками
По сей день ведется множество споров о том, как правильно их сшивать, но единого правила не существует. Если прошивать документы просто для хранения, то это не потребует особых усилий. Но если дело касается важных бумаг, то к работе стоит отнестись со всей ответственностью.
Какие документы подшиваются Чаще всего приходится заниматься подшивкой бухгалтерских, кассовых и некоторых других делопроизводительных бумаг, например:
- хоз.книг;
- налоговых и конструкторских документов;
- нотариальных дел;
Если какие-то важные документы нельзя передавать в оригинальном виде, подшиваются их заверенные копии. Как правильно сшивать документы нитками Для сшивания документа необходимо обзавестись:
- дыроколом;
- крепкой ниткой, лучше суровой;
- пергаментной или обычной бумажной наклейкой (можно калькой).
Процесс сшивания включает следующие этапы:
- На заверяющей наклейке в тексте указывается количество нумерованных, скрепленных с помощью печати и подписи листов, наименование фирмы, должность уполномоченного лица, дата, его роспись и расшифровка.
- Каждый лист аккуратно прикладывается друг к другу.
Как прошить документы в 3 или 4 дырки. как прошить документы для налоговой
Поэтому давайте поговорим о том, как прошить и пронумеровать документы. Тут есть свои нюансы. При проставлении нумерации нужно помнить правила:
- Нумеруются листы, а не страницы.
- Пользуются только арабскими цифрами.
- Сама опись документов не имеет номера.
- Если нужно пронумеровать письмо, то вначале присваивается порядковый номер конверту, а уж потом и каждому листочку.
- Если Дело очень большое (как правило, такие сдают в архив), то оно может состоять из томов, каждый из которых будет иметь свою нумерацию.
- При наличии внутри подшивки бумаг, на которых уже проставлены цифры, следует их повторно пронумеровать в едином формате.
- Если есть вложенные листы больших размеров (А3), их необходимо развернуть и поставить цифру в верхнем правом уголке. Затем вновь сложить.
Как правильно прошить любые документы нитками: пошаговая инструкция
Оптимально прошивать бумаги через 5 отверстий. Расстояние между ними составляет около 3 сантиметров. Когда отверстия готовы, а бумаги сложены в правильном порядке, стоит озаботиться тем, как правильно сшить документы (для налоговой их нужно прошить или вы готовите бумаги для какой-либо другой организации – неважно, правила прошивки едины). Лучше всего использовать специальную нитку.
Как правильно сшить документы?
Но чтобы получить все эти преимущества, нужно правильно выполнить прошивку, о правилах которой вы узнаете далее.
Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция
Потом нити завязываются узлом, чтобы на них можно было приклеить стикер. Затем она завязывается на узелок. Очень важный момент – это заверение прошитых документов. Особенно актуально это, когда нужно прошить документы для налоговой.
Как прошить документы и правильно их заверить
Как прошить документы и правильно их заверить. Многие предприниматели и сотрудники предприятий сталкиваются с вопросом о том, как прошить документы для предоставления их в регистрирующую или же контролирующую организацию. Прежде чем заниматься прошивкой, необходимо будет подготовить комплект предметов, которые пригодятся для этого дела. Сюда входят:
- собственно документы;
- при необходимости – печать;
- суровые нитки;
- клей (канцелярский);
- бумага для стикера (примерно 4 x 6 сантиметров).
В левой части документов, примерно посередине поля без текста, нужно будет иголкой проделать отверстия – от трёх до пяти.
Как сшивать документы нитками — подробная инструкция
Его можно просто набрать в MS Word и распечатать на бумаге, а потом обрезать по размеру примерно 4×6 сантиметров. Необходимо указать, что документы прошиты и пронумерованы, а также отметить, если они будут скреплены печатью. Также указываются данные лица, прошившего документы.
Для наклейки применяется канцелярский клей (он же жидкое стекло). После этого ставятся подпись и печать, которые должны выходить за границы стикера. В некоторых случаях края оттиска и нити после этого дополнительно заливаются клеем сверху.Но это чаще делается с бухгалтерскими документами, которые обладают наибольшей важностью при отчётности.
Правильное сшивание документов
При необходимости регистрации Общества с ограниченной ответственностью, оформлять документы следует руководствуясь соответствующими «Требованиями …» №110, утвержденными 26 февраля 2004 года для документации, используемой в случае госрегистрации юрлиц, а также физлиц, при регистрации индивидуальной предпринимательской деятельности и соответствующими «Методическими разъяснениями …» (ст.1, абз.3), растолковывающих в каком порядке заполняются формы документов, которые необходимо использовать при госрегистрации юрлица.
Конечно, когда вдруг закрадываются сомнения, что все делается правильно, наверняка есть смысл выяснить все тонкости процедуры в месте предстоящей сдачи документов.
Источник: http://fort-prava.ru/kak-pravilno-proshit-dokumenty-nitkami-foto/
Как правильно сшивать ниткой и нумеровать документы в делопроизводстве — правила ГОСТ
Особенности нумерации и сшивания дел в делопроизводстве. Делопроизводство — сложный процесс, требующий внимания и постоянного придерживания действующих нормативных документов. Соответственно чтобы сдать документы в архив на хранение, их необходимо правильно сшить, изготовив опись.
Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности. Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела. При этом сама опись документа не нумеруется. Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация. Например 5а. Самое интересное, что цифры нужно ставить в правом верхнем уголке. Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы.
Как правильно сшивать ниткой документы — правила ГОСТ
При том нити начала и конца связываются, а кончики оставляют достаточно длинными. Часто приклеивают клочок бумаги с надписью названия организации или ее штампом. Также указывается количество листов и дата нумерации.
Какими нитками сшивать документы?
Для этих целей применяется тонкий шпагат. Особых требований к качеству ниток нет. Часто применяют суровые нити или лавсановую ленту.
Как прошить документы в 3 дырки вручную: схема
Это один из самых простых вариантов. Для этого необходимо наметить три дырки. В среднем расстоянии между отверстиями должно быть не больше 3 см. Разметку страницы выполните линейкой. Инструкция:
- Сложите документы один на один. После этого при помощи линейки отмерьте одинаковое расстояние с концом и в центре поставьте точку
- От этой точки отмерьте в каждую сторону 3 см
- При помощи шила сделайте отверстия и прошейте нитками
- Необходимо, чтобы нить оплетала бумагу со всех сторон дырочек
- Подробнее можно увидеть на схеме
- После этого свяжите начало и конец шпагата, приклейте кусочек бумаги и поставьте штамп
Как прошить папку с 4 дырками: схема
Такой вариант используется в делах с большим количеством листов. Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию. Инструкция:
- Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
- Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
- Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
- Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
- Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа
Как сшивать документы для налоговой — правила, образец
Необходимо придерживаться правил:
- Сшиваются отчеты для налоговой в 5 отверстий
- Узел обклеивается папиросной бумагой
- Нумерация ставится в правом верхнем углу
Как сшить дело?
Необходимо придерживаться ГОСТа и определенных правил. Инструкция:
- Дела сшиваются в три или четыре отверстия
- Для подшивки берется банковский шпагат
- Стоит подшивать так, чтобы все расстояния между дырочками перекрывались нитями
- После этого нитки связываются в узел и приклеивается небольшой отрезок
- На нем указывают количество страниц, подпись и имя того, кто проводил сшивание
- Ставится штамп учреждения, чтобы оттиск был на листочке и на прошиваемой странице
Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета
Если изначально вам нужно сдать в архив тетрадь или журнал, то можете его не сшивать как указано выше. Все делается гораздо проще. Инструкция:
- В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия
- Протяните банковский шпагат и с тыльной стороны свяжите его
- Теперь приклейте клочок бумаги и напишите количество листов
- Обязательно стоит пронумеровать тетрадь. Это делается вверху справа
- Поставьте печать и подпись на клочке бумаги
Как прошить документы для архива
В архив не принимают не подшитые дела. Перед сдачей их необходимо оформить надлежащим образом. Инструкция:
- Прошейте нитками в три или четыре отверстия
- После этого свяжите нити и прикрепите сверху опись
- В ней нужно подробно описать количество листов или журналов
- На клочке бумаги, который приклеивается с тыльной стороны пишется количество листов и подпись
- Необходим и штамп предприятия или цеха
Делопроизводство — сложная и скрупулезная работа, подразумевающая правильное оформление документов. Придерживайтесь всех ГОСТов и нормативных документов.
Источник: http://babyben.ru/sovety/kak-pravilno-sshivat-nitkoj-i-numerovat-dokumenty-v-deloproizvodstve-pravila-gost-kak-pravilno-proshit-nitkoj-i-pronumerovat-dokument-tetrad-ucheta-zhurnal-dogovor-papku-s-dokumentami-dlya-nalog.html
Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек
Все записи, вносимые в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, являются предельно важными.
К ним относится соответствующее его оформление, которое не допускает постороннего вторжения в его данные со стороны третьих лиц, а также противодействует противоправным действиям со стороны недобросовестных сотрудников или лиц, которые имеют доступ к документам учёта.
Кроме того, что журнал надлежит хранить в месте, находящемся вне свободного доступа, его необходимо прошить и опломбировать определённым образом.
При отсутствии прошивки и опломбирования руководителю могут быть предъявлены штрафные санкции. В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка. Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.
Прошивают страницы обычной грубой нитью, никаких нормативных требований на этот счёт не предусмотрено.
Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным.
После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов. Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:
- Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
- Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
- Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
- Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
- Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
- Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.
Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала.
Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.
Опломбирование
Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:
- пронумерован;
- прошит;
- подписанным руководителем организации.
После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность.
Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие (наличие) вторжения.
Они достаточно удобны и имеют вид плоской многослойной плёнки, достаточно плотной и выполненной в форме небольшого круга или другой фигуры. Желательно, чтобы она напоминала печать не только по форме, но и по свойствам. Для этого она должна обеспечиваться:
- уникальным номером;
- логотипом организации;
- наименованием организации.
Так как требование предъявляется лишь к наличию пломбы, а не к её качеству – руководитель или уполномоченное лицо может проявить свою фантазию.
Можно использовать более прочный материал, вплоть до применения свинцовой пластинки, а также выбрать кодовый идентификатор по своему усмотрению. Можно обеспечить пломбу электронной памятью.
При желании вместо пломбы можно использовать сургучную печать.Опломбирование журнала – закрепление пломбы на его задней внутренней стенке. Пломба должна крепиться на концах нити или шнура, которыми прошивался журнал. Прикреплённая должным образом, она вместе с кончиком нити крепится на обложку журнала в обозначенном месте, захватывая одновременно:
- Бумажку, которой крепилась (клеилась) нить на обложку журнала.
- Часть обложки за пределами наклеенной бумажки.
Таким образом, формируется защита, которая состоит в одновременном скреплении нити, бумаги с печатью и обложки журнала. Идентификатор покажет, если производилось вторжение в записи. В этом случае придётся срывать листочек, которым крепилась нить и снимать пломбу, что сразу будет обнаружено работником, уполномоченным на ведение журнала.
При использовании сургучной печати нужно растопить сургуч, налить его в определённое место на внутренней стороне обложки, захватив одновременно шнуровку, часть листа и часть обложки.
Пока сургуч не успел остыть, на него нужно поставить специальный оттиск. Именно отсутствие оттиска, который готовится специально для опечатывания, становится причиной непопулярности использования сургучной печати и предпочтения использования пломбы.
При отсутствии опломбирования, руководитель организации или частный предприниматель будет оштрафован комиссией из трудовой инспекции.
Заключение
По положениям, указанным в Правилах (№ 25), а также в соответствии с требованиями Государственной трудовой инспекции, Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбируется или скрепляется сургучной печатью.
Источник: https://naim.guru/trudovaya-knijka/zhurnal-ucheta-dvizheniya/proshit-i-oplombirovat.html
Как правильно прошивать документы нитками
Одно из самых важных средств защиты от мошенничества для документов – это использование прошивки с помощью ленты или нити для скрепления и запечатывания официального документа. Как только документ прошили и запечатали, становится почти невозможно скопировать его, не нарушив и не сделав повреждений, известных любому человеку, вступившему во владение документом.
Чтобы прошить официальный документ, надо иметь сами бумаги, титульный лист/обложку, нить или ленту толщиной 3-6 мм и длиной, в два раза превышающую длину одной из страниц и в два раза – ее ширину, печать. Также нужны дырокол или шило и лезвие бритвы или скальпель.
Существуют также вариации этого метода. В бывшем СССР большинство нотариусов использовали иголку и нитку для прошивки документа вместе с почтовыми марками или юридическими штампами. Лента, кроме того, может располагаться сбоку документа; возможны варианты с использованием только двух дырочек или даже одной при применении люверса.
- Необходимо сделать пять дырочек примерно в двух сантиметрах от левого края документа, сохраняя одинаковое расстояние между ними. Верхнее и нижнее отверстия также должны быть приблизительно в трех сантиметрах от верха/низа страницы, а одна дыра должна находиться посередине вертикали. Можно использовать дырокол или шило, предварительно разметив лист самостоятельно. Шило похоже на отвертку, но имеет острый, игольчатый кончик и протыкает документы быстро и аккуратно.
- Теперь можно начать прошивку документа. Чтобы сделать это, надо использовать правильную швейную нить и большую иглу.
- Начать нужно с вдевания нити в среднее отверстие с лицевой стороны документа к задней стороне. Убедитесь, что вы оставили достаточное количество нити, чтобы завязать бантик, когда прошивка будет закончена (около 5 см).
- Игла теперь должна быть в задней части документа. Следует сделать петлю на нити вокруг дырочки, продолжая шить от лицевой части к задней. В конце концов, игла должна оказаться сзади документа.
- Затем стоит продеть нить через следующую дырку от задней части к передней и повторить обвязывание. Теперь игла будет с лицевой стороны документа.
- Продеть иглу с переда к заду сквозь верхнее отверстие и повторить обвязывание. Игла окажется сзади документа в верхней дырочке.
- Продеть иглу сквозь вторую дырку сверху, потом сквозь среднюю, не создавая больше петель.
- Следующий шаг заключается в том, чтобы продеть иглу сквозь четвертое отверстие (следующее вниз от среднего) от задней стороны к лицевой и повторить обвязывание. Игла будет находиться спереди документа.
- Продеть иглу сквозь пятую (нижнюю) дырочку от передней части документа к задней и повторить обвязывание. Игла должна быть сзади.
- Продеть иглу сквозь четвертую дырку с задней стороны, в результате чего игла расположится в лицевой стороне документа. Теперь необходимо завязать два конца нити вместе в бантик.
Второй способ
- Решите, где вы собираетесь разместить печать и нить (которая будет находиться под листиком с печатью и указанием прошитых страниц). Нужно сделать три неглубоких разреза с помощью лезвия бритвы или острого ножа в этом пустом пространстве. Прорези должны быть диагональными (от направления, по которому будет проходить нить из-за страницы), длиной примерно 1,3 см, лежать на расстоянии 3 мм друг от друга и быть параллельными.
- Скрепить все страницы вместе на расстоянии приблизительно 3 мм от верха бумаги (без титульного листа или обложки) двумя скобами так, чтобы верх страницы был разделен на три секции (по одной дырке будет сделано в каждой из них).
- Завернуть клапан размером 1,3х2,5 см на обложке и вставить страницы документа под него.
- Сделать три отверстия вверху сквозь все бумаги и обложку: одно посередине, а второе и третье на расстоянии около 2,5 см от края документов.
- Взять нить, и продеть каждый ее конец (можно воспользоваться иглой) с задней части страниц в две наружные дырочки, и завязать двойной узел непосредственно над центральной дыркой.
- Протянуть одну сторону нити через центральное отверстие к задней стороне бумаг. Обвязать эту нить вокруг той нити, что проходит по задней части документа, и затем продеть ее назад через среднюю дырочку и провести к задней стороне предварительно обрезанной последней страницы с подписями. Протянуть другой конец нити через центральную дырку, чтобы он встретился с первым концом, находящимся между последней страницей и обложкой. Теперь оба конца должны оказаться за страницей с подписями.
- Держа оба конца нити за их края (их также можно завернуть в маленький кусочек ленты скотча), продеть их в верхний разрез на последней странице, затем обратно в средний разрез и, наконец, в нижний разрез так, чтобы оба конца появились на поверхности страницы с подписями.
- На обложку, сверху нити, наклеить небольшой кусочек бумаги с записью количества прошитых страниц и собственной подписью. По желанию поставить печать. Сделать это следует так, чтобы одна половина ее находилась на этом кусочке, а вторая – на титульной странице.
Источник: http://vremya-sovetov.ru/drugie-sovetyi/kak-pravilno-proshit-dokumentyi-nitkami.html
Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.
Здравствуйте, вашего фото не видно.