Главная » Учет » Как отправить в командировку сотрудника — пошаговое руководство

Как отправить в командировку сотрудника — пошаговое руководство

kak-otpravit-v-komandirovku-sotrudnika-poshagovoe-rukovodstvoЗдравствуйте, уважаемые подписчики! Часто мне задают вопросы, связанные с командировочными. О том, кто оплачивает проезд, кого нельзя отправлять в командировку, является ли нарушением отправка в командировку внештатного сотрудника организации. Сегодня я собрала все эти вопросы в одну большую статью, материала в ней много и вы сможете разобраться что к чему. Если вопросы все равно возникли — пишите их в комментариях. Также очень интересно почитать, как на вашем предприятии отправляют в командировку, следуя правилам или нарушая их?

Как отправить сотрудника в командировку

Работа каждого предприятия неразрывно связана с командировками его сотрудников. А пребывание в командировке требует конкретных затрат – на покупку пищи, съем квартиры или гостиницы, проезд в общественном и (или) личном транспорте. Чтобы учесть эти расходы на издержки фирмы, оформите определенные документы.

Подготовкой большинства из них должен заниматься кадровик. Однако, если такого нет в штате, эта обязанность ложится на вас, как на работодателя. В нашей статье мы дадим ответы на такие вопросы:

  • что такое командировка;
  • кого допускается отправлять в поездку, а кого – нет;
  • какие документы нужны для командировки и как их правильно составить и т. д.

Что такое командировка?

Командировкой является поездка штатного специалиста в иную местность с целью исполнения задания начальника. Место трудовой деятельности – это подразделение, где человек трудится на основании договора и (или) приказа о приеме на службу. Командировкой будет считаться поездка сотрудника из главного офиса в филиал и наоборот.

Работа водителей, экспедиторов, курьеров связана с постоянным пребыванием в пути. Согласно статье 168.1 ТК РФ, такие работники также имеют право на возмещение собственных затрат, сопряженных с проездом и съемом квартиры (гостиницы). Составляя коллективный трудовой договор со своими работниками, вы должны четко выписать список работников, деятельность каких будет иметь разъездной характер.

Кого можно отправлять в командировку, а кого нельзя?

Согласно Трудовому кодексу, в поездку может быть направлен только штатный сотрудник вашей организации, с каким вы заключили контракт. Из этого правила есть исключения. В служебную поездку нельзя отправить:

  • беременных;
  • несовершеннолетних (исключение – креативные сотрудники СМИ, театров, цирков, концертных учреждений, спортсмены-профессионалы);
  • людей, которые трудятся по ученическому договору.

Особый случай – женщины с детьми до 3 лет. Командировать такую категорию работников можно, но женщина должна дать на это свое согласие (в письменном виде). При этом поездка не должна быть противопоказана лечащим врачом.

Согласно статье 259 Трудового кодекса, руководитель предприятия должен письменно уведомить сотрудницу о том, что она может отказаться от поездки. Все вышеупомянутое полностью относится к лицам, какие ухаживают за больными членами своей семьи и (или) имеют на иждивении детей-инвалидов (инвалидов детства).

Как отправить в командировку не сотрудника организации (внештатного)

Как мы уже отметили выше, в служебную поездку вы можете послать только служащего из штата. Но в ряде случаев нанимателю надо командировать сотрудника, с каким заключался договор гражданско-правового характера.

Таким документом, к примеру, может быть договор поручения либо подряда. В этом случае компания также может покрыть затраты человека, сопряженные с деловой поездкой. Разумеется, для этого затраты не только должны быть прямо связаны с данным поручением, но и доказаны документами. Работник должен предоставить квитанции и чеки.

В гражданско-правовом договоре должен быть отдельный пункт, касающийся возмещения затрат. Тогда ваш работник не будет платить с полученных денег НДФЛ, а вы – платить средства в различные внебюджетные фонды.

Как отстоять свою правоту перед проверяющими?

Используйте такие доводы. Если человек выполняет ваше задание, значит, он начал работать. А согласно статье 67 Трудового кодекса, в этом случае трудовой контракт считается заключенным, даже если он не имеет своей бумажной формы. Поэтому все претензии налоговиков являются беспочвенными.

Стоить отметить, что так же считают и арбитражные суды. И все же, чтобы избежать излишней волокиты, советуем заключать срочные трудовые контракты с внештатными сотрудниками на период их «командировки».

Сколько может длиться командировка?

Наименьший срок служебной командировки законодательство не определяет. Таким образом, вы можете командировать своего сотрудника даже на один день. Протяженность командировки определяется руководителем предприятия, с учетом объема, сложности и других характеристик поручения, данного рабочему.

День отъезда совпадает с датой отправки соответствующего транспортного средства. Если транспорт отправляется до 24.00, значит, день отъезда – эти сутки. В противном случае – следующие.

Документы для командировочного

Перед отправкой служащего в служебную поездку оформите следующие документы:

  • служебное задание (нужна форма Т-10а);
  • приказ о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 либо № Т–-а);
  • командировочное удостоверение (заполните форму № Т-10).

Служебное задание – это документ, который составляет начальник отправляемого в поездку сотрудника. Для этого он использует бланк, утвержденный Госкомстатом 5 января 2004 года. Реквизиты документа такие:

  • ФИО и наименование должности сотрудника, которого направляют в командировку;
  • отдел, цех или иное подразделение предприятия, в котором трудится человек;
  • место отправки – государство, населенный пункт, наименование фирмы;
  • протяжность поручения, дата его начала и конца;
  • название фирмы, которая будет оплачивать командировочные;
  • основание, по которому работник был отправлен в служебную поездку.

Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается директором фирмы. После этого кадровый отдел подготавливает приказ о направлении в служебную поездку.

По прибытию на место своей работы человек заполняет 11–й раздел документа, какой называется «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждается непосредственным начальником командированного. Служебное задание относится к документам строгой отчетности – оно должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. По окончании командировки служебное задание, авансовый отчет и удостоверение передаются бухгалтеру для проведения оплаты.

Далее нужно составить другой документ – приказ о направлении в командировку. Для этого документа применяется форма № Т-9, если в служебную поездку отправляют одного человека и форма № Т-9а, если нескольких. В приказе нужно указать такие данные:

  • ФИО и должность командируемого;
  • отдел, в каком он работает;
  • место командировки;
  • время;
  • цель.

В приказе необходимо установить источник расчета, с которого сотруднику будут покрываться его затраты. Это может быть, как ваша фирма, так и принимающая сторона. Приказ подписывается директором фирмы. Командируемый должен посмотреть документ и тоже скрепить его подписью. Как и служебное задание, приказ хранится в архиве на протяжении 5 лет.

Командировочное удостоверение – это документ, на основании какого бухгалтерский отдел начисляет и платит суточные. Для удостоверения применяется бланк по форме № Т-10.

В специальном разделе удостоверения работник должен делать пометки в каждом из пунктов назначения о своем прибытии и убытии. Дальше эти отметки должны быть скреплены печатью компании, в какую послан человек.

Всегда ли надо оформлять удостоверение?

Без этого документа могут обойтись:

  • филиалы и представительства заграничных фирм;
  • организации, какие отправляют своих работников в загранкомандировку. В этом случае даты заезда в страну и отъезда из нее указаны в загранпаспорте.

Без удостоверения можно обойтись и тогда, когда человек вернется на свое рабочее место в день отъезда. Как и остальные документы, удостоверение должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. Вы должны регистрировать удостоверения в специально отведенном для этого журнале. Документы людей, приехавших в командировку из иных компаний, нужно регистрировать в другом журнале.

Источник: http://nebopro.ru/blog/komandirovka

Как отправить сотрудника в командировку

В ходе ведения экономической деятельности в определенных случаях для решения организационных вопросов сотрудники могут быть направлены в командировку, для этого необходимо знать какие документы необходимо оформлять до поездки и после.

Какие изменения произошли

Изменения 2015 года несколько упростили документооборот при отправлении сотрудника в командировку, так с 8 января 2015 года в соответствии с новыми правилами были отменены 3 ранее применяемые документа, однако для внутренних целей организации их также можно применять – для этого необходимо внести такую норму в нормативные акты, так для этих целей может применяться «Положение о командировках». Перечень отмененных документов с 08.01.2015 года:

  • Отменили необходимость применять командировочное удостоверение. Ранее данный документ был необходим для подтверждения сроков поездки, в настоящее время для этих целей служат проездные документы и документы, подтверждающие проживание сотрудника в гостинице или другом арендуемом жилье.
  • Более нет надобности составлять служебное задание.
  • Отчет о командировке более не нужен, но может применяться для внутренних нужно, по желанию, как оценка эффективности работы сотрудника.

С 8 августа 2015 года внесли еще одну коррективу в список документов, так исключили еще один документ: Журнал учета командируемых сотрудников, как уехавших, так и приехавших вести не требуется.

В итоге, основным документом, на основании которого работник направляется по делам фирмы является «приказ о направлении сотрудника в командировку». В нем обязательно должна прописываться цель поездки, город и сроки отсутствия сотрудника. Ранее эти данные отмененные документы, поэтому проверяйте наличие этих сведений в документе.

Для того, чтобы отправить сотрудника в деловую поездку необходимо придерживаться следующего алгоритма действий:

  • Первым делом издается приказ на командировку, с указанием сроков поездки, место направления, а также пишется цель поездки.
  • Командируемый получает аванс на командировку по расходному кассовому ордеру. Сюда входят суточные расходы, на проживание и другие цели.
  • В табеле учета рабочего времени отражается период отсутствия сотрудника специальным цифровым кодом «06» или же буквенным обозначением «К». Отработанное количество часов в форме Т-12 или 13 в соответствующей графе не указывается.
  • По истечение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться в бухгалтерии по потраченным денежным средствам, для этого предоставляется авансовый отчет (форма АО-1), а также все необходимые документы для подтверждения указанных в данном документе сведений. Например, проездные документы (сюда будут также входить и расходы на постельное белье и оформление проездных), чеки за проживание в гостинице или другом съемном жилье.
  • Если сотрудник ездил на личном автомобиле, то дополнительно прикладывается служебная записка, подтверждающая длительность поездки. К ней могут быть приложены чеки заправок, придорожных кафе и т.д., а также отметки принимающей стороны, на основании чего можно подтвердить сроки приезда и выезда работника.
  • Далее бухгалтерия сверяет документы и подсчитывает сумму понесенных сотрудником расходов, если она превышает выданный ранее аванс, то разница компенсируется сотруднику по расходному кассовому чеку, а если остались не потраченные деньги, то их принимают по приходному кассовому ордеру.

Если в локальных нормативных актах руководство закрепило применение дополнительных документов, хоть и не требуемых на законодательном уровне, то их следует применять в работе.

Ранее отмененные документы могут упорядочить кадровый и организационный учет, так можно продолжить применять в работе командировочное удостоверение, составлять пред отъездом служебное задания для определения круга решаемых вопросов, а также журнал регистрации командируемых, для фиксации отсутствия сотрудников для ведения кадрового учета.

Если поездка назначена на определенные сроки, но по определенным обстоятельствам, например, при необходимости увеличить срок пребывания в результате подписания нового контракта, необходимо составить приказ руководителя о переносе даты выбытия работника. В силу некоторых обстоятельств поездка может и вовсе не состояться, причин на это может быть довольно много, то следует издать приказ об отмене командировки.

Источник: https://infportal.ru/kadry/kak-otpravit-sotrudnika-v-komandirovku.html

«Командировочные» по гражданско-правовому договору

Сотруднику, работающему в  организации по гражданско-правовому договору, необходимо поехать в командировку.   Как компенсировать ему расходы, связанные с поездкой?

Нередко компании привлекают граждан, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей,  на работу, связанную с исполнением какого-либо проекта. С ними заключаются гражданско-правовые договоры, а именно договоры подряда.

Цена договора подряда включает компенсацию издержек подрядчика (исполнителя) и причитающееся ему вознаграждение. При этом издержки должны быть связаны непосредственно с выполнением договора, например, расходы на материалы, работы и услуги, необходимые для выполнения договора, или на проезд до места фактического выполнения работ и проживание (п. 2 ст. 709 ГК РФ).

Выплата суточных по гражданско-правовому договору не производится, этот вид компенсации предусмотрен только для штатных работников. Поскольку перечень расходов, связанный с поездками, практически совпадает с командировочными расходами (за исключением суточных), то на практике в договорах подряда часто указывается, что подрядчику компенсируются командировочные расходы.

Отметим, что  служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса РФ).  Работник и работодатель являются сторонами трудового договора. Компания не может отправить в командировку физическое лицо, работающее по договору гражданско-правового характера.

Поэтому термин «командировочные расходы» в договоре подряда употреблять не нужно. Возможны две ситуации: все расходы, связанные с выполнением задания, включены в вознаграждение исполнителя; и если помимо уплаты вознаграждения заказчик возмещает издержки исполнителя

. В первом случае организация выплачивает  подрядчику вознаграждение за минусом НДФЛ, начисляет страховые взносы в ПФР и фонды обязательного медицинского страхования, а расходы учитывает при исчислении налога на  прибыль. Взносы в Фонд социального страхования по договорам подряда не начисляются. Во втором случае все не так однозначно.  Рассмотрим его более подробно.

НДФЛ

Суммы компенсации расходов исполнителя по гражданско-правовому договору  облагаются НДФЛ, поскольку являются частью цены договора и связаны с получением дохода физическим лицом (письма Минфина России от 05.09.11 № 03-04-05/8-633,  05.08.11 № 03-04-06/3-178,  20.03.12 № 03-04-05/9-329,  30.08.12 № 03-04-06/9-263).

Когда расходы на проезд и проживание были понесены самим исполнителем, он имеет право на получение профессионального налогового вычета по НДФЛ в сумме таких расходов, подтвержденных документально, в соответствии с п. 2 ст. 221 НК РФ.

Такой налогоплательщик реализует право на получение профессионального налогового вычета путем подачи письменного заявления налоговому агенту, а при его отсутствии — представив в налоговый орган декларацию по окончании налогового периода (письмо Минфина России от 05. 03. 11 № 03-04-05/8-121).

В этом случае организация не должна компенсировать расходы на исполнение договора. Федеральная налоговая служба РФ высказала противоположную точку зрения на налогообложение НДФЛ (Письмо  ФНС РФ от 25. 03. 2011 № КЕ-3-3/926).

Основываясь на пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ налоговики делают вывод, что объектом налогообложения НДФЛ является вознаграждение по договору. Выплачиваемые помимо вознаграждения суммы компенсации издержек подрядчика в объект налогообложения налогом на доходы физических лиц не включаются.

Затраты на выплату компенсации физическому лицу организация учитывает для целей налогообложения прибыли при условии, что они документально подтверждены и экономически оправданны (п. 1 ст. 252 НК РФ). Затраты  на выплату компенсации могут учитываться в составе расходов на оплату труду  (п. 21 ст. 255 НК РФ), либо прочих, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Страховые взносы

Компенсация, выплачиваемая исполнителю, не облагается страховыми взносами в ПФР и фонды обязательного медицинского страхования на основании пп. «ж» п.2 ч.1 ст.9 Федерального Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, если расходы предусмотрены договором, фактически произведены в интересах заказчика и документально подтверждены.

Если же организация от своего имени заказывает и оплачивает проезд и проживание, то выплаченная компенсация является  выплатой в натуральной форме и облагается страховыми взносами в ПФР и фонды обязательного медицинского страхования (п. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ).

Физическое лицо имеет статус индивидуального предпринимателя

Если физическое лицо документально подтвердило статус индивидуального предпринимателя, организация в отношении выплат в его пользу налоговым агентом по НДФЛ не является (п. 2 ст. 226 НК РФ). Исчисление НДФЛ производится предпринимателем самостоятельно.

Индивидуальные предприниматели  являются самостоятельными плательщиками взносов в ПФР и фонды обязательного медицинского страхования (пп. 1 ст.5 Закона № 212-ФЗ), поэтому организация не начисляет страховые взносы ни с вознаграждения, ни с компенсации.

Затраты на выплату компенсации индивидуальному предпринимателю  учитываются при исчислении налога на прибыль  в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 41 п. 1 ст. 264 НК РФ).Х  Х  ХНа наш взгляд, в договоре подряда следует указывать на возможность поездок исполнителя для выполнения работы по договору и обязанность заказчика возместить фактически произведенные затраты исполнителя, связанные с поездкой.

Для исключения конфликтов с подрядчиками целесообразно подробно перечислить в договоре вид расходов, подлежащих компенсации, и предел компенсируемых издержек, а также установить, что возмещение производится только на основании оригиналов документов.

Материал, представленный в настоящей статье, предоставлен исключительно для информационных целей и может оказаться не применимым в конкретной ситуации, и не должен воприниматься как гарантия будущих результатов.

За решением конкретных вопросов рекомендуем обращаться к специалистам нашей компании.Обращаем внимание на необходимость учитывать изменения в законодательстве, произошедших после даты подготовки материала.

Источник: http://www.4dk-audit.ru/publications/komandirovo4nie-po-gpd/

Продление срока командировки — образец приказа

Одной из составляющих большинства профессий являются командировочные периоды. Не редкими бывают случаи, когда командировочный процесс затягивается. Так как ее сроки в большинстве случаев строго регламентированы, продление процесса необходимо официально оформить.

В связи с тем, что в Трудовом Кодексе Российской Федерации не указаны правила и условия увеличения сроков командировок, эта процедура прописывается в положениях и уставе самой организации.

Причины продления командировки могут зависеть непосредственно от работника (невыполнение поставленных задач в срок, его не компетентность, заболевание и тд.). Если работник без веских причин не вкладывается в установленные сроки, отдел, отвечающий за финансовую сторону договоренности, может накладывать штраф.

Также причины увеличения командировочного процесса могут не зависеть от рабочего. Например, задержка рейса, плохие погодные условия, не хватка технической базы, непредвиденное увеличения объемов работы.

Для увеличения сроков нахождения сотрудника вне рабочего места с выполнением своих обязанностей необходим ряд документов, которые должны быть указаны в регламенте компании — служебная записка, уведомление о продлении и соответствующий приказ.

Продление командировки как оформить?

Как правило, в первую очередь командированный работник составляет служебную записку, в которой указывает причины переноса даты окончания работ и точную дату их окончания. Затем специалисту компании необходимо отправить уведомление о продление командировки, так как без согласия сотрудника продлить его командировочный период нельзя.

По договоренности обеих сторон издается приказ, в котором так же должны указываться причины и сроки продления. Далее документ отправляют на подпись командированному рабочему.

В законодательстве не прописана точная форма для составления такого приказа. Следовательно, норматив составляется в свободной форме. На практике встречаются ситуации, когда вместо приказа руководитель подписывает резолюцию.

В ней прописывается разрешение увеличить рабочий процесс вне основного места работы своей личной подписью по запросу работника. Не редко, по договоренности работника и организации, подписанная смета, по окончанию выполненных работ, является согласием с тем, что увеличение или перенос сроков является необходимостью.

Как продлить командировку сотруднику?

Утверждение дополнительных дней командировки в общих ситуациях включает в себя несколько этапов: создание соответствующего приказа и уведомление об этом командированного сотрудника.

Однако есть ряд случаев, когда необходимо соблюдение еще одного этапа: оформить запрос работника на его согласие об увеличении длительности командировочного периода. Этот момент необходимо учитывать, когда данный процесс касается следующих категорий:

  • Сотрудницы, имеющие ребенка менее 3-х летнего возраста;
  • Матери и отцы, воспитывающие детей самостоятельно. При этом возраст ребенка не должен превышать 5 лет;
  • Опекуны малолетних детей до 5 лет, а также воспитывающие отпрысков с отсутствием матери ребенка;
  • Сотрудники, чей ребенок является инвалидом;
  • Рабочие, которые осуществляют уход за больным родственником на основании медицинского заключения.

Учитывая постановления ТК РФ о командировочном процессе, рабочие вышеперечисленных категорий могут быть направлены на работу вне основного места труда только с личного письменного согласия. Соответственно, продление срока командировки так же должно подкрепляться письменным соглашением сотрудника.

Приказ издается генеральным начальником предприятия, и им же визируется. Следующим этапом, данный норматив должен быть передан командируемому сотруднику для ознакомления, а так же визирования его.

Служебная записка о продлении командировки

Служебная записка о продлении выезда пишется на имя руководителя. На основании такой инициативы сотрудника оформляется процедура увеличения срока выездной работы.

В преамбульной части документа указывается начальник предприятия, а так же сотрудник, находящийся в командировке. Далее идет ее основная часть. Здесь указывается причина продления выездного периода, факторы влияния на данную ситуацию, а так же окончательный срок завершения оставшегося объема выездной работы.

Приказ на продление командировки — образец

Приказ о продлении командировки в связи с задержкой рейса или по другой причине издается в вольном формате. В тексте необходимо прописать:

  • Данные командированного сотрудника;
  • Причина и срок, на который продлевается выездная работа сотрудника;
  • Ссылка на первоначальный приказ;
  • Направление в бухгалтерский отдел с указанием дополнительных начислений.

Приказ визируется генеральным директором предприятия и направляется сотруднику для ознакомления под роспись.

Могут ли продлить командировку без согласия работника?

В соответствии с трудовым законодательством рабочий должен добросовестно выполнять свои профессиональные обязанности. Направление на выезд, а так же увеличение такого периода может проводится на основании решения руководителя.

Данному распоряжению сотрудник обязан подчиниться. Исключение составляют некоторые категории рабочих — родители-одиночки, мамы отпрысков до 3‐х лет, опекуны малолетних детей или же ухаживающие за больными родственниками.

Источник: https://samso.ru/komandirovka/prodlenie-sroka-komandirovki-obrazec-prikaza.html

Как правильно отправить сотрудника в командировку?

Нормам, регулирующим направление работника в служебные командировки, посвящена глава 24 ТК РФ. Там содержатся общие вопросы, которые определяют понятие командировки (статья 166 ТК РФ), гарантии при направлении работников в служебные командировки (статья 167 ТК РФ) и регулирование возмещения расходов, связанных со служебной командировкой (статья 168 ТК РФ).

В этой главе есть также статья 168. 1, которая регулирует возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, экспедициях, полевых условиях или имеет разъездной характер.

Особенности направления работников в командировки регулируются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13. 10. 2008 г.

Для начала необходимо четко усвоить, где грань между служебными поездками и командировками. Служебная командировка — это выезд работника за пределы места постоянной работы на определенный срок для выполнения определенного поручения работодателя. А термин «служебные поездки» применяется по отношению к работникам, имеющим разъездной характер работы.

Так, к примеру, сотрудники ремонтной транспортной бригады выполняют свою работу только в пути, причем ежедневно. Такие поездки не считаются командировками, это обычная работа. Условие о разъездном характере работы должно быть обязательно закреплено в трудовом договоре.

Ошибки работодателей

Некоторые работодатели, направляя работников в командировки, совершают ошибки. Например, командируют тех, кого командировать запрещено по законодательству. Работников не знакомят с правом отказа от командировки, не оформляют служебное задание и командировочное удостоверение по форме.

А порой отсутствует даже и сам приказ на командировку. В табелях учета рабочего времени не отмечаются дни командировок, и встречаются ошибки в расчете возмещения расходов, связанных с командировками.

В статье 259 ТК РФ прописано, что направлять в служебные командировки нельзя беременных женщин, а женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, можно направлять только с их письменного согласия. Также исключительно с письменного согласия можно направлять в командировку  работников, воспитывающих без супруга детей в возрасте до пяти лет, работников, имеющих детей-инвалидов, и работников, ухаживающих за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Согласно ст. 268 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки работников в возрасте до восемнадцати лет, за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

В соответствии со ст. 60 ТК РФ запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Аудит своими силами

В преддверии проверки ГИТ или при поступлении на новую работу менеджеру по персоналу необходимо проверить все участки кадровой работы для приведения в порядок в соответствии с действующим законодательством, в том числе и участок командировок.

  • Во-первых, надо проверить, не направлялись ли в командировку работники, которых направлять запрещено. Если это обнаружится, то исправить такое нарушение уже не будет возможности. Но в дальнейшем следует строго соблюдать установленные законом запреты.
  • Во-вторых, проверить наличие письменных согласий на командировку от тех работников, которые входят в число упомянутых в статье 259 ТК РФ. У работодателя должно быть документальное подтверждение факта того, что эти категории работников давали согласие на направление в командировку, и того, что они были ознакомлены со своим правом отказаться от командировки. Проверьте, есть ли у вас такие письменные согласия работников. Также командировки не должны быть противопоказаны таким работникам по состоянию здоровья.

Правила оформления

Постановлением Госкомстата РФ 05.01.2004 г. № 1 утверждены следующие документы:

  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
  • приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № T-9a);
  • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
  • командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Сначала необходимо издать приказ, с которым работник обязательно должен ознакомиться письменно. Затем оформить согласие, если сотрудник принадлежит к одной из упомянутых категорий работников. После этого командируемому работнику надо выдать служебное задание и командировочное удостоверение.

Кроме того, необходимо сделать соответствующую запись в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки (журнал выбытия). А по возвращении работника из командировки — потребовать с него отчет о выполнении служебного задания.

Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. 739н (Приложение № 2). В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.

Работодатели, принимающие командированных работников, тоже ведут учет в установленном порядке. Так, согласно Приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г.739н, учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия), форма которого предусмотрена Приложением № 3.

В журнале прибытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия.

При возвращении из командировки работник обязан отчитаться перед работодателем в течение трех дней, сдав все билеты на проезд и документы, подтверждающие факт и стоимость проживания, а также командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии и отчет о выполнении служебного задания.

После этого бухгалтерия должна произвести перерасчет выданных авансом денег. В табеле учета рабочего времени (по формам Т-12 и Т-13, утвержденным постановлением Госкомстата РФ) делаются отметки о служебной командировке работника (буквенный код «К», цифровой код «06»).

Размер суточных в случае направления работников в командировку внутри страны определяется коллективным договором или локальным актом для командировок по России.

Командировка за рубеж

В случае выезда командируемого за пределы страны процедура и размеры суточных определяются также коллективным договором либо локальным актом для командировок за рубежом. Суточные в данной ситуации выплачиваются в иностранной валюте.

Однако в соответствии с пунктом 18 Положения о командировках при направлении сотрудника со служебным заданием за пределы Российской Федерации дата пересечения российской границы входит в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а дата пересечения российской границы при возвращении из командировки входит в дни, за которые суточные уплачиваются в российской валюте.

Даты пересечения российской границы при следовании в командировку и при возвращении из нее определяются согласно отметкам в паспорте.

Если командировка за рубеж однодневная, то, согласно пункту 20 Положений о командировках, командируемому за рубеж и вернувшемуся в страну в этот же день сотруднику размер суточных устанавливается как 50% нормы затрат на уплату суточных, регулируемой коллективным договором либо локальным нормативным документом для командировок за границей.

Источник: https://2×2.su/job/article/kak-pravilno-otpravit-sotrudnika-v-komandirovku-8184.html

Если сроки командировки изменились

Иногда работодателям приходится отзывать работников из служебной командировки или, наоборот, продлевать ее срок. Как это правильно сделать, читайте в статье.

Порядок направления сотрудников в служебные командировки установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках), а гарантии командированным сотрудникам — в главе 24 Трудового кодекса.

Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ)

Ни один из этих документов не устанавливает ни порядок отзыва работника из командировки, ни порядок продления командировки. Вспомним, какие документы оформляет работодатель при направлении работника в служебную командировку. Принимая решение о направлении сотрудника в командировку, работодатель:

  • оформляет служебное задание, в котором указана цель командировки (п. 6 Положения о командировках). Для этого он может использовать форму № Т-10а или форму, разработанную самостоятельно и утвержденную руководителем организации (информация Минфина России № ПЗ-10/2012);

С 1 января 2013 года коммерческие организации могут использовать в работе формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Первичные учетные документы должны быть утверждены руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Унифицированные формы № Т-10а, Т-9 и Т-10 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

  • приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку по форме № Т-9 или самостоятельно разработанной форме;
  • командировочное удостоверение по форме № Т-10 или самостоятельно разработанной форме, подтверждающее срок пребывания работника в командировке с указанием даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из него (из них) (п. 7 Положения о командировках);
  • выдает работнику под отчет денежный аванс на командировочные расходы, включая суточные.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках). По возвращении из служебной командировки сотрудник в течение трех рабочих дней обязан (п. 26 Положения о командировках). Унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55

  • представить работодателю авансовый отчет по форме № АО-1 об израсходованных в связи с командировкой суммах или по самостоятельно разработанной форме (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П);
  • произвести окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, выданному ему перед отъездом в командировку.

К авансовому отчету работник должен приложить командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения о командировках).

Отчет о выполненной работе оформляется по унифицированной форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной организацией

Кроме авансового расчета, ему также нужно представить письменный отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем своего структурного подразделения (п. 26 Положения о командировках).

Положение о командировках. Порядок отзыва из командировки или продления ее срока может быть установлен в положении о командировках, принятом в организации. В нем, в частности, может быть определено, что при необходимости решение об отзыве сотрудника из командировки (продлении первоначально установленного срока) принимает генеральный директор по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимающей стороны. Решение оформляется приказом руководителя организации.

Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.

В случае изменения срока командировки вносить изменения в служебное задание, приказ или командировочное удостоверение не нужно, но придется оформить дополнительные документы.

Приказ руководителя. Поскольку срок командировки указывается в приказе о направлении работника в командировку, логично, что и решение об отзыве из командировки или продлении ее срока будет также оформлено приказом. С этим согласны и специалисты Минфина России (письмо от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74).

На практике нередко бывает, что перерасчет командировочных расходов бухгалтерия производит на основании командировочного удостоверения с резолюцией руководителя организации, например такой:

  •  «Разрешаю считать срок командировки 10 дней (вместо 12). 23 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае отзыва из командировки;
  • «Срок командировки продлить на четыре дня. 25 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае продления командировки.

Приказ об отзыве из командировки или продлении ее срока поможет обосновать возникшие дополнительные расходы и признать их в полной сумме в налоговом учете. Отозвать сотрудника из служебной поездки работодатель может в нескольких случаях, например:

  • в связи с досрочным выполнением работником служебного задания;
  • если во время следования работника к месту командирования в выполнении служебного задания отпала необходимость;
  • невозможно выполнить служебное задание по независящим от сотрудника причинам.

Какими документами оформляется отзыв работника из командировки, покажем на примере.

Пример 1

Сотрудник ОАО «Пастораль» ведущий юрисконсульт И.И. Пастушков направлен в служебную командировку в ООО «Астрея» в г. Владивосток для проведения подготовительной работы по заключению контракта. Согласно приказу срок командировки составит 10 рабочих дней — с 15 по 26 апреля 2013 года. 19 апреля он сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что закончит выполнение служебного задания досрочно 22 апреля.

Какие документы нужно оформить для отзыва сотрудника из командировки?

Чтобы отозвать сотрудника из командировки, нужен соответствующий приказ руководителя организации.

Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник

Получив от начальника структурного подразделения служебную записку об отзыве работника из командировки (образец приведен на с. 98), руководитель организации поставит на ней:

  •  свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ об отзыве И.И. Пастушкова из командировки с 23 апреля 2013 года»;
  • подпись.

После этого отдел кадров подготовит приказ от отзыве работника из командировки. При наличии приказа руководителя организации начальник структурного подразделения, в котором трудится командированный работник, должен сообщить работнику об отзыве из командировки.

С приказом сотрудник будет ознакомлен под роспись по возвращении из командировки.

А причины, по которым он вернулся раньше, работник изложит в отчете о выполненной работе по унифицированной форме № Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией и утвержденной ее руководителем.

Унифицированные формы № Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Табель.

Если сотрудник вернулся из командировки досрочно, в табеле учета рабочего времени со дня его выхода на работу будет проставляться один из «рабочих» кодов в зависимости от графика его работы, например буквенный код Я или цифровой 01 (продолжительность работы в дневное время).

Перерасчет аванса.

На основании приказа об отзыве из командировки бухгалтерия произведет перерасчет суммы денежного аванса на командировочные расходы, выданного работнику перед отъездом в командировку.

Неизрасходованный остаток сотрудник может вернуть в кассу организации, или эта сумма будет удержана из его заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). При выплате заработной платы можно удерживать не более 20% начисленной суммы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). По каким причинам может понадобиться продление срока командировки? Командировка может быть продлена, например, в связи с производственной необходимостью, когда:

  • в этом заинтересована принимающая сторона;
  • работодатель поручает командированному сотруднику дополнительный объем работы;
  • работник не успевает выполнить командировочное задание, в том числе по независящим от него причинам.

Продление возможно и по причине болезни сотрудника, а также в связи с транспортными проблемами (например, опозданием поезда, самолета, отсутствием билетов и т. д.).

Пример 2

Воспользуемся условием примера 1, только теперь накануне окончания командировки 25 апреля И.И. Пастушков сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что для выполнения служебного задания ему необходимо еще четыре дня. Какие документы нужно оформить для продления командировки?

Решение

Как и в случае отзыва из командировки, для продления срока командировки нужен приказ руководителя организации. Он оформляется на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник. Получив от начальника структурного подразделения служебную записку, руководитель организации принимает решение и ставит на ней:

  •  свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ о продлении командировки И.И. Пастушкова с 27 по 30 апреля 2013 года»;
  • подпись.

Далее отдел кадров подготовит приказ о продлении срока командировки. Образец приказа представлен ниже. О продлении срока командировки работнику сообщит начальник структурного подразделения, в котором он трудится.

С приказом сотрудник сможет ознакомиться по возвращении из командировки. В отчете о выполненной работе по унифицированной форме № Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией, он укажет причины, по которым задержался в командировке.

Табель учета рабочего времени. Если сотрудник задержался в командировке, в табеле эти дни будут отмечены буквенным кодом К или цифровым 06 без указания отработанных часов. Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с их письменного согласия (ч. 2 ст. 113 ТК РФ)

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, такой день в табеле нужно дополнительно отразить буквенным кодом РВ или цифровым кодом 03: К/РВ или 06/03. Указывать количество отработанных часов нужно только в случае, когда работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда России в недавно опубликованном письме от 14.02.2013 № 14-2-291. Расчет с работником. По возвращении из командировки с сотрудником будет произведен расчет, а именно:

  • выплачены суточные в полном размере (п. 11, 17 и 19 Положения о командировках);
  • возмещены документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 14 и 21 Положения о командировках);
  • выплачен средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 9 Положения о командировках).

Источник: https://delovoymir.biz/esli-sroki-komandirovki-izmenilis.html

Как продлить командировку сотруднику?

Многие компании часто отправляют сотрудников в командировку. Процесс оформления известен, однако зачастую возникают вопросы по продлению служебной поездки на определенный срок.

Продление срока командировки

Бывают ситуации, когда специалисту требуется дополнительное время для выполнения служебного задания. В таком случае окончательный срок командировки может существенно отличаться от обозначенного в приказе. Чтобы не возникло никаких вопросов у руководства, нужно следовать правилам оформления продления срока работы вне стенах компании.

На деле представлена инструкция о командировках. В частности, написано, что с разрешения руководителя может быть оформлена вынужденная задержка. Основания для продления поездки следующие:

  • Болезнь;
  • Отсутствие билетов на транспорт;
  • Отмена воздушного транспорта в результате непогоды;
  • Ремонт транспортного средства;
  • Иные причины, которые никак не зависят от сотрудника.

Продление командировки как оформить

Если вы не знаете, как правильно продлить командировку работнику, то работодателя необходимо заранее предупредить о об этом. Составляется специальная служебная записка, в которой представлен перечень случаев, влияющие на выполнение задания точно в срок.

На базе представленных документов работодатель решит, действительно ли эти причины были серьезными и с какого числа нужно издать приказ о том, чтобы увеличить сроки.

Служебная записка о продлении командировки — образец

Как было сказано выше, служебная записка считается основным документом, который послужит опорой для оформления распоряжения. Другими словами, это официальная бумага предназначена для уведомления и которая определяет иной установленный период. Она пишется на имя руководителя. Основная информация для содержания — срок и причины задержки.

В служебной записке все причины должны быть четко изложены. Ведь этот документ в дальнейшем будет приложен к приказу, поэтому он носит официальный характер. Все названия и имена должны полностью присутствовать. Сюда относится подпись и дата составления.

Приказ на продление командировки

В основном приказе должны быть указаны сроки. Если поездку нужно продлить, то потребуется издать дополнительный документ в виде распоряжения.

Никакими законодательными документами и нормативными правовыми актами не была установлена единая форма приказа о необходимости продления поездки сотрудника. По этой причине подготавливая к оформлению подобный приказ, руководствуйтесь общепринятыми правилами и нормами при оформлении. Учтите важные критерии, которые должны присутствовать в этом приказе.

Продление командировки без согласия работника

Как гласит статья 166 Трудового кодекса РФ, срок должен быть определен работодателем. Учитывается сложность служебного задания, объем и иные особенности. На сколько могут переместить время поездки? Срок служебной поездки не должен превышать 40 дней. В это время не входит путь работника до места назначения.

Время продлевается в любом случае, но не более чем на 5 дней. Необходимо уведомить руководителя и попросить письменное разрешение. Если речь идет о поездках специалистов, руководителей и рабочих, которые направляются для выполнения строительных, монтажных и наладочных работ, то подобная поездка по времени не может превышать одного года. Основное время определяется в командировочном удостоверении. Делаются соответствующие метки прибытия и убытия.

На основании статьи 166 ТК РФ стоит также отменить, что поездка является служебным поручением и никак не относится к постоянному рабочему месту. Она должна заканчиваться после того, как заданная цель или служебное задание было выполнено.

Поэтому перемещение окончательного времени прибытия поездки, как и сам приказ о ней, может осуществляться без согласия сотрудника. Если она затянулась, то на основании статьи 72 ТК РФ ее можно расценивать как перевод сотрудника в иную компанию.

Источник: https://legionfg.ru/kak-prodlit-komandirovku-sotrudniku/

Как оформить командировку работника?

Для поддержания конкурентоспособности и содействия развитию компании, руководители организаций стремятся налаживать плодотворное сотрудничество со своими контрагентами. Ответственность за достижение намеченных целей в большинстве случаев возлагается на работников предприятия.

Для этого работодатели направляют сотрудников в командировку. Представленный в настоящей статье материал поможет разобраться с нюансами оформления командировочной поездки работника, а также ознакомиться с особенностями подготовки необходимых документов.

Кого нельзя направлять в командировку?

Под командировкой понимается служебная поездка, в рамках которой работник обязуется выполнять профессиональные обязанности вне основного рабочего места. Поскольку предполагается, что в период осуществления рабочих функций сотрудник будет находиться в непривычных для себя условиях, каждому работодателю следует помнить о запрете направлять некоторых работников в служебные поездки. Запрет действует в отношении следующих групп трудящихся:

  • Беременные сотрудницы;
  • Несовершеннолетние сотрудники. Однако, данное правило не распространяется на представителей творческих профессий;
  • Работники, с которыми был заключен ученический договор.

Не допускается направлять представителей обозначенных категорий трудящихся в рабочую поездку даже с условием получения их письменного согласия.

Также, при возникновении необходимости в организации командировки работника, стоит иметь в виду, что существуют льготные группы подчиненных, которых разрешено отправлять в поездку при оформлении их письменного согласия. К таким работникам относятся:

  • Сотрудники, воспитывающие детей самостоятельно и женщины, у которых есть дети в возрасте до трех лет;
  • Работники, у которых есть на иждивении недееспособные дети;
  • Лица, осуществляющие уход за престарелыми или недееспособными родственниками;
  • Подчиненные, которым присвоена степень инвалидности.

Если сотрудник относится к одной из указанных льготных категорий трудящихся, то при оформлении своего согласия на рабочую поездку, он должен отменить свою осведомленность о наличии права на отказ от командировки.

Порядок действий

Процедура направления работника в служебную командировку требует соблюдения определенного порядка со стороны руководителя предприятия, сотрудников кадрового отдела и самого подчиненного.

Для правильного оформления командировочной поездки трудящегося рекомендуется обратиться к правительственному Постановлению под номером 749, а также действовать согласно обозначенной ниже инструкции. Порядок действий:

  • Оформление приказа. Начиная с 2015 года, после вступления в силу изменений, которые касаются необходимой документации для оформления командировки работника, приказ стал считаться первостепенным документом для заполнения. Чтобы составить распоряжение от имени руководителя предприятия можно воспользоваться унифицированным бланком документа по форме Т — 9 или Т — 9а. В содержании документа требуется отразить личные сведения работника и работодателя, продолжительность командировки, цели и задачи, кто финансирует поездку и прочие условия. После оформления приказа, он предоставляется сотруднику для ознакомления и проставления подписи в знак согласия с его содержанием;
  • Выдача денежного аванса. Если командировка работника осуществляется за счет собственных средств предприятия, то для оплаты проезда, проживания, питания и иных незапланированных затрат, сотруднику предоставляются авансовые средства. Выдача денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера и приказа руководителя компании. Кроме того, при расчете необходимой для работника суммы следует учитывать место пребывания подчиненного. Если планируется проведение командировки на территории РФ, то аванс предоставляется в национальной валюте, для заграничной поездки в валюте страны пребывания;
  • Оформление необходимых для командировки документов (командировочное удостоверение, служебное задание). Законодательство не обязывает работодателей оформлять обозначенные документы в обязательном порядке. Однако, если руководством принято решение об их составлении, можно воспользоваться унифицированным бланком по форме Т — 10;
  • Внести запись о командировке в табель учета рабочего времени сотрудника. Сведения о служебной поездке работника кодируются цифрами 06 и буквой К;
  • Предоставление отчета. Первостепенной обязанностью работника по возвращении из командировки является оформление отчета о проделанной работе. В настоящее время только работодатель принимает решение о необходимости составления этого документа. В большинстве случаев вместо отчета о проделанной работе, руководство предприятия запрашивает авансовый отчет. Докладной акт составляется в свободной форме или при помощи унифицированного бланка АО-1. В содержании отчета работника о командировке отмечаются: сведения о поездке, сумма аванса и затрат. К докладному акту прилагаются документы, подтверждающие понесенные расходы подчиненного. Это могут быть: квитанции об аренде жилья, проездные билеты, талоны, затраты на питание и топливо, если во время командировки был использован личный автотранспорт трудящегося. Отчет о понесенных расходах направляется в бухгалтерию предприятия для проверки внесенных сведений и начисления заработной платы работнику с учетом пребывания в командировке;
  • Возврат неиспользованной суммы авансовых средств. Если во время служебной командировки работник израсходовал не все выделенные ему денежные средства, то по возвращении он обязан вернуть остаток сотрудникам бухгалтерии. Обозначенная процедура подтверждается приходным кассовым ордером. Также работодатель имеет право принять решение о том, чтобы сотрудник не возвращал остаток аванса. Тогда оставшаяся сумма будет удержана из его заработной платы. При этом удерживать более 20 процентов от общей суммы ежемесячного оклада запрещено;
  • Возмещение понесенных затрат. Компенсация расходов работника во время командировки осуществляется в том случае, если подчиненный потратил больше, чем было запланировано. Денежные средства возвращаются, если подтвердится, что затраты были вынужденными и неотложными. Указать на необходимость возмещения понесенных расходов сотрудник должен в авансовом отчете, подтвердит он данный факт посредством надлежащих документов. Для начисления положенных выплат оформляется расходный кассовый ордер. Выдача денежных средств осуществляется в течение трех дней с момента обращения работника.

Необходимые документы

Документальное подтверждение любого процесса, связанного с профессиональной деятельностью работника, является важным действием, поскольку помогает избежать негативных последствий в случае возникновения разногласий с руководством. Не является исключением и процедура оформления командировки работника.

Начиная с 2015 года вступили в силу поправки, которые касаются условий направления сотрудников в служебные поездки. Изменения, в первую очередь, коснулись документального аспекта.

На сегодняшний день работодатель обладает правом решать какие документы оформляются в обязательном порядке при отправлении работника в командировку, а какие нет. При этом правительственное Постановление под номером 749 подразделяет документы для оформления командировочной поездки на обязательные и дополнительные. К обязательным для оформления актам относят:

  • Приказ от имени руководителя организации. Для удобства в оформлении распоряжения может использоваться бланк по форме Т — 9 или разработанный для конкретного случая бланк предприятия;
  • Авансовый отчет. Докладной акт составляется работником по окончании командировки. В содержании отмечаются сведения, которые свидетельствуют о понесенных подчиненным затратах.

Дополнительные документы:

  • Служебное задание. Документ заполняется работодателем или начальником структурного подразделения. В его содержании отмечаются цели и задачи, которые должен выполнить работник во время командировки. Для заполнения допускается использоваться как произвольный формат документа, так и унифицированный бланк по форме Т — 10;
  • Командировочное удостоверение. Оформляется для предоставления принимающей стороне. Перед возвращением на рабочее место сотрудник, направленный в служебную поездку, должен получить печать компании, в которой он временно выполнял возложенные на него обязанности;
  • Отчет о проделанной работе. Подчиненный оформляет докладной акт после возвращения на рабочее место с указанием результатов поездки;
  • Служебная записка. Назначение документа заключается в подтверждении понесенных работником затрат, в особенности, если для поездки был использован персональный автомобиль подчиненного;
  • Журнал учета работников, направляемых в командировку. В журнале вносятся сведения о работниках, направляемых в рабочую поездку.

Отдельно необходимо выделить сопутствующие документы, которые сотрудник предоставляет для подтверждения суммы затрат. В качестве таких актов используются: проездные билеты, квитанции, чеки, документы о найме жилого помещения, документы, свидетельствующие о расходах на питание.

Длительность поездки

Продолжительность командировки работника определяется в соответствии с производственной необходимостью. Дата начала и окончания рабочей поездки отражается в приказе, а также в других сопутствующих документах.

В законодательных актах не отмечается максимальная и минимальная продолжительность времени, в течение которого работник будет выполнять профессиональные обязанности вне основного рабочего места. Однако, отмечается, что командировкой не может считаться работа, предполагающая частые разъезды (например, водитель — экспедитор) или перевод работника в другой город или местность.

Отдельного внимания заслуживают ситуации, связанные с продлением или перенесением командировки работника. Для реализации одного из представленных процессов, требуется оформить соответствующие документы.

Если возникла необходимость продлить командировочную поездку работника, зафиксировать этот факт надлежит посредством издания приказа. Распоряжение оформляется в произвольном виде с уточнением оснований для продления командировки и новой даты ее окончания.

Кроме того, требуется исправить дату возвращения подчиненного на рабочее место в других сопроводительных документах. Для этого неверное число перечеркивается одной линией и сверху указывается новая дата. Заключительным этапом станет перерасчет авансовых средств, а также вычисление размера затрат, понесенных трудящимся во время рабочей поездки.

Чтобы перенести даты отправления и возвращения работника из командировки, также требуется издать распоряжение от имени руководителя предприятия. В тексте приказа обозначается причина, на основании которой переносится поездка, а также новые сроки. Если уже были оформлены сопроводительные документы, то новые даты также вносятся посредством вычеркивания недействительных чисел.

Условия оплаты командировки работника

Отправляя работника в командировку, руководство организации должно позаботиться о предоставлении подчиненному необходимых для выполнения профессиональных обязанностей денежных средств. Направляемому в командировку сотруднику полагаются следующие начисления:

  • Оплата командировочных дней;
  • Суточные, предназначенные для оплаты проезда, питания, проживания;
  • Компенсация непредвиденных затрат.

Авансовые средства передаются работнику на руки или перечисляются на банковский счет. По окончании поездки производится расчет затрат, которые отмечены сотрудником в содержании авансового отчета. Если сумма расходов превысила выданную работнику перед направлением в командировку, то ему выплачивается разница. В обратном случае подчиненный возвращает остаток.

Оплата командировочных производится на основании среднемесячного оклада трудящегося и с учетом количества дней, которые работник провел вне основного места труда. Трудовое законодательство оставляет за работодателем право начислять дополнительные надбавки к основному заработку лица. Для этого требуется обозначить такую возможность в содержании локальных актов предприятия и трудовом договоре трудящегося.

Согласно статье ТК РФ под номером 153, если подчиненный выполнял порученные ему обязанности в выходной или праздничный день или был на пути к месту назначения в эти дни, то они также подлежат учету. Однако, оплата командировки в выходные или праздничные дни производится в двойном размере.

Денежные средства, предназначенные для оплаты командировки подчиненного, предоставляются ему в день выдачи ежемесячного оклада за работу. Кроме того, следует помнить, что на оплату командировки также распространяется налогообложение.

Может ли работник отказаться от командировки?

Основываясь на положениях трудового законодательства, работодатель располагает правом отправить в командировку только тех работников, с которыми заключен трудовой договор. При этом статья ТК РФ под номером 57 не обязывает руководство фиксировать данное положение в содержании рабочего договора. Из этого следует, что отказ от командировки будет расцениваться работодателем в качестве нарушения трудовой дисциплины, что влечет за собой привлечение к дисциплинарной ответственности.

Мерами наказания за отказ подчиненного от выполнения профессиональных обязанностей вне основного места работы будут являться: выговор, лишение премиальных выплат, увольнение. Об этом свидетельствует статья ТК РФ под номером 192. Отказаться от служебной поездки работник вправе только при наличии законных оснований:

  • Сотрудник относится к одной из льготных категорий трудящихся. Список обозначенных групп сотрудников представлен выше;
  • Если командировка запрещена по медицинским показателям;
  • При наличии других уважительных обстоятельств (болезнь близкого родственника, смерть члена семьи, бракосочетание).

Если сотрудник намерен отказаться от рабочей поездки для выполнения трудовых обязанностей, он составляет заявление на имя руководителя компании. В тексте обращения обозначаются уважительные мотивы для отказа. Вне зависимости от причины отказа, к заявлению прилагаются документальные свидетельства, подтверждающие слова работника.

Возможна ли командировка во время отпуска?

Пребывание трудящегося в ежегодном оплачиваемом отпуске предполагает освобождение лица от исполнения служебных функций. Поэтому, если работодатель нуждается в работнике для оформления срочной командировки в период его отпуска, требуется прежде отозвать трудящегося с отпуска.

Перед реализацией обозначенного процесса важно помнить, что отзыв из отпуска возможен только по причине производственной необходимости и с письменного согласия лица. Порядок действий работодателя:

  • Издание приказа с уточнением намерения вызвать работника из отпуска. Также в тексте распоряжения указывается уважительная причина для выхода трудящегося на работу и его последующего направления в командировку;
  • Оформление письменного согласия работника на отзыв;
  • Составление приказа о направлении в командировку;
  • Расчет и предоставление авансовых средств;
  • Внесение поправок в график ежегодных отпусков.

Если подчиненный пожелал вернуться в отпуск по окончании командировочной поездки, то не требуется производить перерасчет отпускных выплат. Однако, если работник намерен поменять даты ежегодного отгула, тогда часть отпускных выплат необходимо возвратить в бухгалтерию предприятия.

Источник: https://mosfund.ru/pravo/kak-oformit-komandirovku-rabotnika.html

Оформление командировки — изменения и образцы

Правильное оформление рабочей поездки сотрудника поможет оптимально учесть и обосновать командировочные расходы. Начинается оно с подготовки и издания приказа, в котором конкретным сотрудникам компании поручается определенная работа с выездом в другой населенный пункт.

Как правильно оформить командировку

Оформить выезд по служебным делам стало гораздо проще. По действующим нормам из документов на командировку требуется оформить только приказ о командировании сотрудника, удостоверение выписывать не нужно.

Если он выезжает на автомобиле, понадобится оформить служебную записку. При возвращении с задания, требуется представить авансовый отчет с сопроводительными бумагами.

В определенных ситуациях работнику может потребоваться подтверждение его отсутствия в месте постоянного проживания. Справка о его пребывании в другом городе с целью выполнения трудовых обязанностей, может потребоваться для предъявления в учебное заведение для переноса экзаменов, в управляющую фирму для пересмотра расчетов стоимости услуг ЖКХ и т. Директор не вправе отказать сотруднику компании в выдаче такой бумаги.

Он обязан оформить соответствующую справку в трехдневный срок. В справке подтверждается, что сотрудник трудится в данной компании, и в указанные даты пребывал в другом городе с целью выполнения служебных задач. Ставится подпись ответственного лица, печать учреждения.

Положение о командировках

Данный документ отражает как ключевые моменты организации служебных поездок, так и специфику, присущую конкретной компании. Оговариваются порядок установления срока и режима поездок, их документальное оформление, оплата поездок в выходные дни, порядок представления отчетности по расходам.

В положении устанавливаются нормативы по суточным. С января нынешнего года внесено изменение в порядок уплаты страховых взносов с суточных. Ранее они были освобождены от таких вносов. Теперь превышение 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок будет облагаться платежами в бюджет.

Исходя из этих новых правил, работодателям нужно принять решение либо об уменьшении размера суточных либо о сохранении их без изменений.

Приказ о направлении в командировку

Для издания приказа компания вправе использовать либо унифицированную форму, либо форму, разработанную непосредственно в компании (со всеми должными реквизитами). В приказе указывается исполнитель и цель служебного задания, адрес назначения, ставится подпись директора компании или его заместителя.

Приказ об отмене командировки и переносе

Подобный документ издается с учетом обстоятельств. Например, при временной утрате у сотрудника трудоспособности рабочую поездку необходимо отменить. Ее продолжение в случае заболевания сотрудника возможно только при его письменном согласии.

На практике, такие случаи, как отзыв работника из командировки по семейным или личным обстоятельствам, из-за погодных условий, а также из-за других форс-мажорных обстоятельств, закрепляются в вышеуказанном положении.

Приказ об отмене рабочей поездки издается на основании должностной записки, в которой указываются причины отмены. Выданные подотчетные средства возвращаются в кассу компании. Если часть средств была потрачена, оформляется авансовый отчёт, сдаётся их остаток. Срок возврата определяется руководителем в документе об отмене. Оформление приказа о переносе служебной поездки осуществляется в таком же порядке.

Продление командировки как оформить?

Процедура продления сроков рабочей поездки включает в себя:

  • извещение работодателя или работника о необходимости продления сроков командирования;
  • оформление докладной об основаниях для продления;
  • издание распорядительного документа о продлении.

Содержание документа должно включать:

  • обоснования увеличения срока работы;
  • новую дату исполнения рабочего задания;
  • указание бухгалтеру о выдаче дополнительных подотчетных средств.

Увеличение продолжительности пребывания сотрудника в поездке возможно лишь с его согласия.

Командировка на личном транспорте – оформление документов

Когда сотрудник использует в поездке свой автомобиль, бумаги на его отправление оформляются в обычном порядке. Особенности заключаются в подготовке и сдаче отчетных документов.

Если сотрудник использует личный транспорт, им составляется соответствующая записка. Записка пишется в свободной форме. По приезду он представляет в виде отчета ее, путевой лист и другие подтверждающие бумаги.

В случае выезда группы сотрудников на машине одного из них, путевой лист оформляется только на него.Когда бензин оплачивает только один водитель, другие сотрудники не представляют документы с автозаправок.

Суточные в командировках  – размер по России

Суточные представляют собой дополнительные расходы командированного. Сюда входят траты на питание и другие траты, которые сотрудник вправе посчитать необходимыми для своего удобства в месте пребывания. Раньше их максимальный размер, не подлежащий обложению НДФЛ — 700 рублей в день по России. Расчет суточных осуществляют по числу дней поездки, включая:

  • дни в дороге;
  • праздничные и выходные;
  • незапланированные остановки.

По этому виду расходов командированный не отчитывается.

Размер суточных при командировке за границу

При загранкомандировках предел дополнительных расходов, необлагаемых обязательными платежами, составляет 2500 руб. в день.

Расчет указанных суточных совершают по количеству дней, проведенных командировочным за пределами РФ. Необходимо учитывать, что при выезде в Казахстан, Белоруссию и другие страны СНГ, факт пересечения границы в загранпаспорте не отмечается. В целях расчета суточных день пересечения границы с этими странами устанавливается по проездным документам.

Источник: http://fpolis.ru/pravo/kak-oformit-komandirovku-prikaz-na-komandirovku.html

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*