БлогНалог Сайт про бухучет, налоги, ведение ИП, ООО
Здравствуйте, уважаемые читатели блога! Сегодня поговорим с вами как правильно составить письмо — просьбу, чтобы не оттолкнуть и не вызвать неприятных чувств у читающего его. Ведь просьбы могут быть разными, достаточно небольшие, например, просьба продлить сроки изготовления изделия или более глобальные — просьба продлить сроки вашего займа и много другое. Прежде всего письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно. При соблюдении обычных правил: шрифт, размер между строчек, подпись, имя и отчество, кому адресовано письмо и многое другое. Обо всем этом в сегодняшней статье.
Эффективное письмо-просьба официальному лицу за 5 шагов
Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?
Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству: «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»
Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение: «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»
Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?
«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».
«Вы являетесь ведущим экспертом в области …».
«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».
Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы. Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.
Шаг 3. Обоснование просьбы
Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы. На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.
Заинтересуйте адресата
Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:
«Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».
«Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах».
«Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей».
Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:
«Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».
«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».
Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:
«А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».
Или решить проблему:
«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».
Опишите значимость просьбы
«С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками. Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».
Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.
Шаг 4. Изложение просьбы
Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м2 в день».
Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:
«Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей».
В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».
О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.
Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».
В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.
Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.
Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».
Но могут быть и другие варианты:
«Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».
«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».
Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.
ПРИМЕР:
| Было | Стало | |
| «Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
— | «Уважаемый Иван Иванович! Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии. Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле. В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании. Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации. Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица.
Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя. автор — Валентина Коренная.
Источник: http://www.mental-skills.ru/synopses/119314.html
Как написать служебное письмо — просьбу — образец
Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.
Как составить письмо-просьбу
Письмо-просьба может быть служебным и просто деловым, оно имеет структуру, схожую с общей структурой делового письма и по своей форме практически идентично письму-запросу. Его оформление осуществляется на фирменном бланке организации. Оно обычно подписывается руководителем организации либо уполномоченным лицом.
Примеры фраз делового письма – просьбы
Обоснование просьбы:
- В связи с…
- Учитывая…
- Ввиду…
- Исходя из…
- В целях…
- На основании…
- Согласно…
- В соответствии с…
Текст просьбы:
- Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить/проинформировать/срочно выслать …
- Обращаемся к Вам с просьбой…
- Просим Вашего содействия в…
- Просим Вашего согласия на…
- Также просим Вас….
Письмо-просьба требует написания письма-ответа.
https://working-papers.ru/pismo-prosba-obrazec.htmlИсточник: https://working-papers.ru/pismo-prosba-obrazec.html
Письмо-просьба: Образец составления и виды
Образец письма и инструкция по оформлению
Традиция и правила составления письма-просьбы сложились исключительно в практическом документообороте – т.е. на законодательном уровне не утверждено каких-либо бланков или инструкций. Тем не менее, в общем виде следует придерживаться такой структуры:
- Как обычно, сначала заполняется «шапка», в которой указывается полное название организации-отправителя с соответствующими контактными данными, а также имя конкретного сотрудника (обычно директора компании) и название организации-получателя.
- Далее следует сам текст, который состоит из описания ситуации и обоснования просьбы. Текст должен быть по возможности кратким – обычно достаточно 1-2 абзацев. Важно конкретно и однозначно изложить свою просьбу, чтобы собеседник хорошо понимал суть вашего обращения.
- Затем следует подпись, расшифровка подписи и дата составления.
Таким образом, оформляется оно по стандартному для таких документов варианту – бланк приводится ниже.
Требования: 5 практических советов
Впечатление может произвести любая деталь, поэтому лучше учесть даже малозначащие на первый взгляд нюансы:
- Прежде всего, лучше отправить его с помощью физической почты – обычной Почты России или еще лучше частной организации, которая доставляет корреспонденцию от двери до двери и намного быстрее. Сообщение в электронном виде или тем более переданное с помощью факса часто воспринимается более безлико, как спам.
- К тому же физический способ оформления документа (т.е. как обычное почтовое отправление) позволяет произвести благоприятное впечатление за счет более дорогой бумаги, конверта, марки и других средств оформления.
- Для написания текста всегда выбирается фирменный бланк – это позволяет придать просьбе больше официальности.
- В тексте лучше избегать явных канцеляризмов – т.е. устойчивых слов и выражений, которые принято использовать в деловой среде. Они буквально «сушат» повествование и производят в целом негативное впечатление. Их легко заменить более оригинальными вариантами – например, «Прошу Вас рассмотреть» на «Надеюсь на Ваше понимание и содействие в разрешении этого вопроса».
- Наконец, стоит в целом придерживаться традиций деловой переписки, т.е. текст преимущественно пишется в официально-деловом стиле. Лирических отступлений, слишком сложных синтаксических конструкций, двояких (по смыслу) фраз быть не должно. Следует позаботиться о том, чтобы собеседнику было очень легко воспринимать сообщение – как в плане понимания, так и психологически.
Разновидности
Меньшая часть писем-просьб посвящена содействию в решении каких-либо других вопросов. Наиболее распространенные случаи и готовые примеры писем рассмотрены далее.
О выделении денежных средств
Просьба о выделении денег даже на благотворительные цели – довольно серьезный запрос. Поэтому при составлении важно предельно конкретно описать ситуацию и к тому же понятно указать, на что именно требуются деньги, и по какой причине их невозможно взять из другого источника.
О поставке товара
Здесь важно продемонстрировать свою заинтересованность и желание сотрудничать. Поэтому нужно найти правильные слова, чтобы собеседник проникся доверием и принял соответствующее решение. За основу можно взять такой образец.
О предоставлении скидки
В настоящее время Это довольно распространенный тип, поскольку экономические условия по многим показателем ухудшились. Как показывает опыт, убедить контрагента в предоставлении скидки получается Особенно хорошо в таких случаях:
- если компании сотрудничают достаточно давно, например, более года;
- если приобретается сразу большое количество товара.
О снижении арендной платы
В данном случае обоснование своей просьбы в письме будет примерно таким же, как было рассмотрено в предыдущем примере.
Об отсрочке платежа
В данном случае важно признать, что вы действительно не совершили оплату вовремя и подробно пояснить причину. Разумеется, нужно точно указать сроки погашения всей суммы.
Просьба оплатить за другую компанию
Такие просьбы могут возникнуть в тех случаях, когда одна компания возьмется за выполнение финансовых обязательств другой фирмы на определенных условиях. В качестве примера можно использовать такой шаблон.
Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-sostavit-pismo-prosbu/
Как написать письмо-просьбу: 8 простых рекомендаций
Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.
Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб. Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.
Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:
Уважаемый директор компании ____!
Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?
С уважением, ____.
Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.
Давайте рассмотрим 8 простых рекомендаций и приемов, которые помогут вам увеличить эффективность любого письма-просьбы.
№1. Персональное обращение
Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.
Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма. Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.
Можно: «Уважаемые дамы и господа!». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя!».
Можно: «Дорогие дети!». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки!».
Думаем, основную мысль вы уловили.
№2. Почему ИМЕННО он?
Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.
- Вы являетесь специалистом в области ____.
- Ваша компания занимает лидирующие позиции в сегменте ____.
- Только Ваш отдел работает без ____.
Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):
- Вы в свое время блестяще завершили ____.
- Вы являетесь непревзойденным мастером ____ в нашем городе.
- Ваши проекты оказали неоценимую услугу ____.
Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».
№3. И снова выгоды
Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».
Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.
Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…
Амбиции. Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…
Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…
№4. Ваши успехи
Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).
Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — это другое дело.
- Строительство ____ уже выполнено на 87 %. Но без Вашей помощи оно не сможет вовремя завершиться. Мы предлагаем Вам…
- В нашем распоряжении уже есть ____. Для достижения заданной цели нам не хватает ЛИШЬ ____.
№5. Конкретная просьба
Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать — что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.
Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма конкретных действий.
- До завершения проекта ____ нам необходимы $3250 на ____.
- Ждем Вас на ____. Мероприятие по сбору ____ будет проходить 17 ноября в 14.30 по адресу ____.
- Просим Вас снизить арендную плату за автомобиль до $10 в сутки.
№6. Громкие имена
Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?!»).
- В нашем ____ УЖЕ принимают активное участие ____.
- В объявленном нами профессиональном «марафоне» на тему ____ уже зарегистрировались ____.
№7. Важные итоги
Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).
- От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
- На Вас возлагают свои надежды ____ молодых специалистов.
- Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе ____.
№8. Контакты
«И так понятно!», — скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.
Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.
Ремарка
Это лишь небольшая подборка простых рекомендаций и приемов по составлению эффективного письма-просьбы. Но непременное соблюдение даже всех пунктов не даст положительного отклика, если вы «играете» не совсем честно.
Поэтому…
Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу. Это первое правило результата. Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!
Источник: https://kaplunoff.com/blog/kak-napisat/kak-napisat-pismo-prosbu
Письмо — просьба о выделении средств (образцы)
Письмо №1
Уважаемый Виктор Алексеевич,
Обращаемся к Вам с просьбой выделить дополнительные средства на приобретение 15-ти новых компьютеров для класса информатики. Также просим учесть возможность дополнительного финансирования установки доступа в Интернет.
Надеемся на Ваше понимание.
С уважением, Петр Иванович
Письмо №2
Уважаемый Виктор Алексеевич,
Согласно подписанному ранее договору, в третьем квартале 2014 года для запуска совместного проекта Вы должны выделить нам 100 000 рублей. Однако в связи с ростом курса доллара и подорожанием медицинского оборудования этих денег недостаточно. Поэтому настоятельно просим Вас увеличить объем запланированного финансирования на 20%. Обещаем Вам своевременно представить отчеты всех текущих трат.
С уважением, Петр Иванович
Источник: http://bs-life.ru/rabota/perepiska/prosba-o-videlenii-sredstv.html
Как писать письмо-просьбу на английском языке: пример
В этой статье мы расскажем вам, как правильно написать письмо-просьбу (letter of request) и письмо-заявление (letter of application) на английском языке, дадим списки фраз, которые помогут быстро и грамотно составить такие письма, а также приложим примеры писем.
Письмо-просьба на английском языке. Letter of request
Письмо-просьба (letter of request, letter of request of permission) — один из видов деловой переписки, который используют в том случае, если возникает потребность обратиться за:
- Разрешением на использование любых материалов, юридически принадлежащих другим лицам.
- Разрешением на проведение собеседования или встречи.
- Помощью в организации или проведении мероприятия.
- Информацией (уточняющими документами, сведениями о стоимости определенного товара, его наличии в каталоге и т. д.).
- Советом относительно каких-либо организационных действий или решений.
- Советом к эксперту в какой-либо области.
В начале письма следует указать ваш адрес (название и адрес компании, которую вы представляете), а затем — название и адрес компании, в которую вы обращаетесь.
Если это уместно, укажите предельный срок выполнения вашего запроса, а также предоставьте уточняющую информацию о себе и сложившейся ситуации. Добавьте ваш телефонный номер и адрес электронной почты и предложите связаться с вами в случае возникновения каких-либо вопросов. Завершите письмо, поблагодарив получателя за помощь и внимание, уделенное данной просьбе. В письме-просьбе на английском вы можете использовать следующие фразы:
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Цель письма | |
| I am writing to ask if you would be so kind/generous as to… | Я пишу, чтобы спросить, не будете ли Вы столь добры/щедры… |
| I am writing to request your assistance concerning the matter of… | Я пишу, чтобы попросить Вашей помощи касательно вопроса о… |
| I wonder if you could possibly help me…I wonder if it would be possible for you to help me… | Я интересуюсь, не могли бы Вы помочь мне… |
| I would (greatly) appreciate it if you could…I would be most grateful if you could… | Я буду (весьма) признателен, если Вы…Я был бы очень благодарен, если бы Вы… |
| I am writing to ask/enquire if/whether you could possibly tell/inform me… | Я пишу, чтобы узнать, не могли бы Вы рассказать мне / проинформировать меня о… |
| I am writing to request your permission for… | Я пишу, чтобы попросить Вашего разрешения на… |
| I wonder if I might ask you for / request your valuable advice on/concerning… | Мне интересно, могу ли я спросить/просить Вашего совета относительно… |
| Дополнительные вопросы | |
| I would also like to know… | Я бы также хотел узнать… |
| Could you send me more details… | Не могли бы Вы отправить дополнительную информацию… |
| Could you tell me, whether… | Не могли бы Вы сказать… |
| Заключительные фразы | |
| I hope that my request will not inconvenience you too much. | Надеюсь, моя просьба не доставит Вам большого неудобства. |
| I must apologize for troubling you with this matter. | Прошу прощения, что потревожил Вас по данному вопросу. |
| I hope that you will forgive me for taking up your valuable time. | Надеюсь, Вы извините меня за то, что отнял Ваше драгоценное время. |
| I look forward to hearing from you as soon as possible.I look forward to receiving your reply as soon as possible. | С нетерпением жду ответа от Вас.С нетерпением жду Вашего скорого ответа. |
| Thank(ing) you in anticipation of your kind cooperation.Thank(ing) you in advance for your kind cooperation. | Заранее благодарю Вас за Ваше любезное сотрудничество. |
Письмо-заявление на английском языке. Letter of application
В начале письма следует указать название и адрес учебного заведения или фирмы, а при необходимости — имя и должность человека, к которому вы обращаетесь.
Как и в любом деловом письме, каждый пункт вашего заявления должен быть освещен в отдельном параграфе. В первом параграфе следует указать цель вашего письма. Затем необходимо подробно рассказать про имеющуюся у вас квалификацию и опыт. Вы также можете указать ваши жизненные цели и интересы.
Упомяните обо всех образовательных учреждениях, которые вы посещали, поделитесь информацией о курсах и стажировках, которые вы проходили. Далее стоит обозначить причины, побудившие вас подать заявку в данное учебное заведение или отправить резюме именно в эту компанию.
В конце письма укажите, какие сопроводительные документы вы прилагаете к письму. Выразите признательность за рассмотрение вашего заявления и надежду на быстрый положительный ответ. После подписи вы можете привести свои контактные данные. В письме-заявлении на английском вы можете использовать следующие фразы:
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Цель письма | |
| I am writing to apply for admission to the course in… | Я пишу, чтобы подать заявку на поступление на учебный курс в… |
| I would like to be considered for a place on the course in… | Я прошу рассмотреть мое заявление о поступлении на учебный курс в… |
| I am writing with regard to… | Я пишу в связи с… |
| I am writing to apply for… which I saw advertised in… | Я пишу для того, чтобы подать заявку на…, объявление о которой я увидел в… |
| I would like to express my interest for… | Выражаю заинтересованность в… |
| Упоминание о квалификации (опыте) | |
| I hold a certificate/degree in… | У меня есть сертификат/степень в… |
| I have taken/passed examination… | Я сдал экзамен на… |
| I have completed the following courses / degree course… | Я окончил следующие курсы / учебный курс на получение степени… |
| My degree is in English. | У меня научная степень в области английского языка. |
| Уведомление о приложении | |
| I enclose / have enclosed a copy of my degree/diploma… | Прилагаю копию аттестата/диплома о присуждении научной степени… |
| I have attached all the other necessary documents like… | Прилагаю все необходимые документы, такие как… |
| Please find enclosed a copy of my degree/diploma… | Ниже прилагаются копии моего диплома/аттестата… |
| Заключительные фразы | |
| I would be glad to attend an interview at any time convenient to you. | Я с удовольствием пройду собеседование в любое удобное для Вас время. |
| I hope that you will consider me for entry/admission to… | Надеюсь, что Вы рассмотрите мою кандидатуру на поступление/допуск в… |
| I hope that you will consider my application… | Надеюсь, Вы рассмотрите мое заявление… |
| I hope you take a favorable decision regarding my application for… | Надеюсь на положительное решение относительно моего заявления о… |
Мы составили для вас документ, в котором собраны фразы для написания письма-просьбы и письма-заявления.
Источник: http://englex.ru/how-to-write-a-letter-of-request-and-a-letter-of-application-in-english/
Деловое письмо на английском
Приветствие (обращение)
Если имя адресата неизвестно, то лучше всего начать письмо:
Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam
(как для замужней, так и незамужней женщины).
Никогда не используйте обращение Dear Miss. В том случае, когда Вы не знаете пола адресата, лучше употребить обращение Dear Sir. Формы обращения Sir и Madam (без Dear) более официальны, и злоупотреблять ими не стоит.
Можно также обращаться к адресату по его должности:
Dear Professor, Dear Mr.President.
Если адресат Вам знаком, гораздо предпочтительнее обращаться к нему по фамилии:
Dear Mr.Smith, Dear Mrs.Smith, Dear Miss Smith.
Приветствие всегда отделяется запятой, но в американской деловой корреспонденции часто можно встретить двоеточие
Dear Mr. Smith: .
Текст письма
Информация не должна быть ни слишком подробной, ни слишком лаконичной. При написании письма люди обычно пользуются определенным набором фраз и клише, принятых в той или иной стране. Ниже приводятся некоторые из них, которые могут помочь Вам при составлении делового письма на английском языке.
Начальные фразы письма
Благодарности
- (We) thank you for the letter of …/dated…/ which we received…Спасибо за письмо о…/от…/ которое мы получили…
- We are obliged for your letter of…Весьма благодарны за Ваше письмо…
Подтверждения
- We wish to inform you that…Сообщаем Вам, что…
- We acknowledge your letter of…Подтверждаем получение Вашего письма…
- We are in receipt of your letter of…Мы получили Ваше письмо от…
- We have received your letter of… Мы получили Ваше письмо…
- In connection with our letter of… В связи с нашим письмом…
- In confirmation of your cable of…/…of our telephone conversationВ подтверждение Вашей телеграммы…/…телефонного разговора
- In reply /answer/response to you letter of…В ответ на Ваше письмо…
- With reference / Referring to our letter of …we wish to inform you…В соответствии с нашим письмом … мы сообщаем Вам, что …
- With further reference to…Далее в соответствии с…
- We learn from your letter that…Из Вашего письма нам известно, что…
- We are surprised to learn from your letter that… С удивлением прочли в Вашем письме, что…
Информация
- Your letter enclosing /stating that… / asking us to do., has been (considered /given proper attention).Ваше письмо, включающее… / утверждающее… / с просьбой… — было (рассмотрено / рассмотрено с надлежащим вниманием).
- We are pleased / glad to inform / advise you that… Мы с удовольствием сообщаем Вам,что…
- We have pleasure in informing / offering you…Мы с удовольствием (сообщаем / предлагаем) Вам…
- You are no doubt aware that…Вам, без сомнения, известно, что…
- Please, note that…Учтите / отметьте, пожалуйста, что…
- We have to remind you that…Хотелось бы Вам напомнить,что…
- Further to our letter of…Далее, согласно нашему письму…
- We enclose a copy of a letter from… (about… / in connection with)Копия письма от…( о… / в отношении) прилагается.
Извинения
- We offer apologies /apologise for the long delay of our reply / in answering your letterПросим извинения за задержку с ответом
- Please, accept our apologies for…Примите, пожалуйста, наши извинения
- We regret to have to remind you that…Примите, пожалуйста,наши извинения
- We are sorry to learn from yor letter of… that…Из Вашего письма с сожалением узнали
- We are sorry we are unable to meet your requestК сожалению,мы не можем удовлетворить Ваши требования
Связующие фразы
- Apart from the above (said)…Помимо вышесказанного
- Further to the above… In addition to the aboveВ добавление к вышесказанному
- In view of the above (said)…Учитывая вышеуказанное
- As a matter of fact…
- In fact…Действительно, на самом деле, фактически
- It goes without saying…Само собой разумеется, без сомнения.
- In this connection…В связи с этим
- In connection with your request…В связи с Вашей просьбой
- In connection with the above (said) В связи с вышесказанным
- The point is… / The matter is… Дело в том, что…
- In the cirumstances…При данных обстоятельствах…
- In our opinion…По нашему мнению…
- We believe / think / feel…Мы полагаем, нам думается…
- First of all…Прежде всего…
Выделение какого-либо положения
- We find it reasonable / necessary / important to noteМы считаем целесообразным / необходимым / важным отметить
- We’re taking the opportunity to remind you…Пользуемся случаем напомнить Вам…
- I would like to note that…Хотелось бы отметить…
- We have to admit that…Надо признаться / мы допускаем…
Ответ на просьбу
- As requested by you…Согласно Вашей просьбе…
- As to / As regards / With regard to your request / order / claimЧто касается Вашей просьбы заказа / претензии / требования
- In accordance with / Under the contract enclosedВ соответствии с приложенным контрактом…
- We would welcome the opportunutyМы бы приветствовали возможность…
- In case of delay in delivery / in payment / in sending peopleВ случае задержки доставки оплаты / отправки людей
- In case of your refusal / your failure to make paymentВ случае отказа, неуплаты
Завершающие фразы письма
Завершающие фразы могут продолжать предыдущий абзац или могут писаться с новой строки.
Благодарности
- Thank you for your interest in our journalБлагодарю за интерес, проявленный к нашему журналу.
- Thanking you in anticipation…Заранее благодарен…
- Your early reply will be appreciatedБудем признательны за незамедлительный ответ.
Надежды и пожелания
- We’ re looking forward to hearing from you…С нетерпением ждем Вашего письма (сообщения,известия).
- We’ re looking forward to (receiving) your consent / approval/ confirmationС нетерпением ждем Вашего согласия/одобрения/подтверждения.
- Hoping to hear from youВ ожидании Вашего письма
- I hope to see you in…Надеюсь увидеть Вас в…
- We expect your early reply / to hear from you in the near futureВ ожидании (ожидаем) скорейшего ответа.
- We are expecting your representatives/officials to arrive for the talksМы ожидаем прибытия Ваших представителей/официальных лиц на переговоры.
- We (I) shall be pleased to answer your inquiriesС удовольствием ответим на Ваши вопросы.
- We assure you that…Заверяем Вас, что…
Просьбы
- Please, inform us / let us know in the shortest possible time(Известите нас / Дайте нам знать) как можно скорее.
- On receipt of the letter please / will you cable / telex your confirmationПо получении письма пошлите, пожалуйста, телеграмму телекс с подтверждением получения.
- If we can be of any assistance, please, do not hesitate to contact usЕсли нужна наша помощь, не колеблясь, сообщите об этом.
- For your convenience I enclose a copy of… / a copy of … is enclosedДля удобства прилагается копия…
Дополнительные заключительные фразы
Используются также выражения «Yours (always) sincerely», «Faithfully(yours)», «Yours truly» «Искренне Ваш», «Преданный Вам».
Последние два менее распространены и более официальны. Возможное соотношение между обращением и дополнительными заключительными фразами приводится ниже:
Dear Sir обычно сочетаются с Yours truly, Dear Madam с Faithfully (yours) в официальных письмах.
Dear Mr. Smith сочетаются с Sincerely (yours)
Dear Mrs.Smith и Dear Miss Smith с Yours sincerely в менее официальных письмах.
Подпись
Например: Yours faithfully, For J. White & Со, Ltd signature Manager
He следует в подписи указывать Ваш матримониальный статус и использовать Mr., Mrs., Miss. Если необходимо, женщина может его указать в скобках после подписи: Jane Smith (Miss)Jane Smith (Mrs)
Источник: Рекомендации по ведению деловой и частной переписки на английском языке, Под редакцией Трифоновой Н.С., Ростов-на-Дону.
Источник: http://brainmod.ru/magazine/article-business-letter-in-english/