Главная » На заметку » Excel для бухгалтера — пошаговое руководство для работы, примеры

Excel для бухгалтера — пошаговое руководство для работы, примеры

excel для бухгалтераВчера, когда я изучала программы для бухгалтеров, я вспомнила про Excel, на первый взгляд кажется, что бухгалтера полностью перешли на 1 С Бухгалтерия, но нет. Excel остается незаменимым помощником для работы, именно в Excel выгружаются таблицы из 1 С, в этой программе очень удобно делать сводные ведомости, и работать в них там же, делая например выборку для директора. Сегодня я нашла очень хорошую статью и парочку интересных видео, о них пойдет речь ниже. Задавайте ваши вопросы, постараюсь на них ответить или найти решение у знакомых бухгалтеров. Спасибо за то, что читаете мой блог.

Бухгалтерия в Excel — 5 полезных приемов

В настоящее время количество различных отчетов, которые готовятся всеми подразделениями организаций, неуклонно растет. Очень часто на предприятиях осуществляется автоматизация отчетности на базе различных программных продуктов (SAP, 1С, Инталев и прочее).

Но даже в тех организациях, где система «автоматизирована», не обходятся без использования Excel. Поскольку в программных продуктах, которые используются для автоматизации, заложены общие принципы построения отчетов, а каждое предприятие — уникально, сложно унифицировать всю отчетность в специализированных программных продуктах, а иногда — и невозможно это сделать. 

Они позволяют дорабатывать отчеты, представлять информацию, полученную при выгрузке из той же 1С, в необходимом виде, а иногда и вообще служат основной программой ведения управленческой и прочей отчетности.

Программа Excel является одной из наиболее востребованных среди базового пакета Microsoft Office.

Менеджер по продажам, используя таблицы, ведет систематизированную работу с клиентами. Секретарь ведет учет всех локальных нормативных актов, корреспонденции или готовит диаграммы на производственное совещание. Экономист обрабатывает первичную информацию и вычисляет показатели работы компании. Электронные таблицы — это самая популярная программа, используемая сотрудниками различных служб и различных направлений деятельности.

Особенно полезной программа оказывается для работников финансово-экономических отделов и бухгалтерии, если на нее возложены функции планирования и ведения управленческого учета.

Программа Excel для бухгалтера предоставляет возможность консолидации данных, позволяя сводить информацию из нескольких файлов в один. Позволяет выбрать необходимую информацию, создавая отдельные таблицы, либо скрывая данные в исходной таблице. Позволяет систематизировать имеющуюся информацию по требуемым признакам и подбивать итоги.

Так или иначе бухгалтерия в Excel станет намного проще, если освоить несколько полезных приемов, которые смогут ускорить работу с данными. Узнайте, чем может быть полезен excel для бухгалтера в примерах, которые мы подготовили. Следующие упражнения в Эксель для работы бухгалтеров окажутся не просто полезными, а просто необходимыми.

Фундаментальный инструмент Excel

Кроме непосредственных обязанностей бухгалтеру могут добавить функции по подготовке коммерческих предложений, расчета договорных цен и прочее. Для выполнения расчетов необходимо применять различные коэффициенты и поправки, а также конвертировать цены. И главное, выполнять все действия быстро и без ущерба основным обязанностям.

Эксель для бухгалтера поможет в подготовке основного документа, который можно выполнять на основном листе, а дополнительные расчеты на отдельных.

Так, пересчитывая курс, в одной ячейке можно указать цену, во второй курс валюты, а в третьей задать формулу пересчета (= первая ячейка * вторая ячейка), далее нажать Enter и получить цену в рублях. В первом листе в нужной ячейке можно поставить “=”, перейти на второй лист и указать третью ячейку с итогом. Опять нажать Enter и получить результат.

Если необходимо провести такие расчеты по большому количеству пунктов, где изменяется только цена, то можно воспользоваться фундаментальным приемом Excel — автозаполнение формул, или протягивание.

Возможность протягивать формулы — одно из базовых функций программы. Она автоматизирует процесс подсчета данных в таблице, без многократного прописывания одной и той же формулы. Выполнять протягивание формул можно следующим образом.

В строке формул ставим равно и ссылку на ячейку из таблицы с исходными данными (=А3). После этого получим просто дублирование значения из таблицы. При протягивании этой ячейки получится копия таблицы с данным, которые будут изменяться соответственно со сменой информации в исходной таблице. Это пример протягивания ячеек без фиксирования диапазонов.

Можно закрепить ссылку, чтобы оставить ее неизменной при протягивании полностью, по строке или по столбцу. Фиксирование выполняется в строке формул с помощью знака $. Этот знак ставят перед той частью координат в ссылке, которую необходимо зафиксировать:
$ перед буквой – фиксирование по столбцу — $С1
$ перед цифрой – фиксирование по строке — С$1
$ перед буквой и цифрой – полное фиксирование ячейки — $С$1.

Подсчет календарных дней

Excel может стать незаменимым помощником даже в таких простых действиях, как подсчет календарных дней. Бухгалтеру необходимо точно знать сколько дней было в том или ином периоде, чтобы рассчитать проценты, размер пени, неустойки, кредита и тому подобное.

Если это небольшой отрезок времени, то его просто посчитать, воспользовавшись календарем, но для выполнения постоянных расчетов такой формат достаточно неудобен. В таких ситуациях приходит Excel в помощь бухгалтеру.

Чтобы выполнить расчеты, необходимо выделить три свободных ячейки в таблице. В одну нужно записать начальную дату, во вторую конечную, а третью оставить пустой для получения результатов.

Рекомендация: набирайте дату на цифровой части клавиатуры так: 12/10/2016. Программа сама превратит введенные данные в формат даты и получится 12.10.2016.

Далее выбираем третью ячейку и жмем “Вставить функцию”, вы можете найти ее по значку ¶x. После нажатия всплывет окно “Мастер функций”. Из списка “Категория” выбираем “Дата и время”, а из списка “Функция”— “ДНЕЙ360” и нажимаем кнопку Ок. В появившемся окне нужно вставить значения начальной и конечной даты. Для этого нужно просто щелкнуть по ячейкам таблицы с этими датами, а в строке “Метод” поставить единицу и нажать Ок. Если итоговое значение отражено не в числовом формате, нужно проверить формат ячейки: щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать из меню “Формат ячейки”, установить “Числовой формат” и нажать Ок.

Еще можно выполнить подсчет дней таким способом: в третьей ячейке набрать = ДНЕЙ 360 (В1; В2; 1). В скобках необходимо указать координаты двух первых ячеек с датами, а для метода поставить значение единицы. При расчете процентов за недели можно полученное количество дней разделить на 7.

Также к дате можно прибавлять и отнимать любое количество дней. Чтобы это выполнить, нужно в одной ячейке написать дату, во второй разместить знак равенства, затем щелкнуть по ячейке с датой и набрать “+” или “-” и требуемое количество дней.

Сортировка данных

Очень удобная функция, которая позволяет разместить данные по возрастанию/убыванию. Также сортировать данные можно и для упорядочивания записей по дате.

Для выполнения этого действия необходимо выбрать область, которая требует сортировки. Затем можно нажать кнопку “Сортировка по возрастанию” в верхнем ряду меню “Данные”, ее вы найдете по знаку “АЯ”. Ваши данные разместятся от меньшего к большему по первому выделенному столбцу.

Таблицы Эксель для бухгалтера позволяют сортировать данные, начиная с первого выделенного столбца. Если вы выделили ячейки слева направо, то последовательность будет выполнена в крайнем левом столбце. Если справа налево, то в правом.

Если данные нужно сортировать по среднему столбцу, то можно использовать меню “Данные” — пункт “Сортировка” — “Сортировка диапазона”. В разделе “Сортировать по” необходимо выбрать столбец и тип сортировки.

Работа с длинными таблицами

Таблицы Excel для бухгалтера — многофункциональный рабочий инструмент, который содержит множество информации для ведения отчетности и выполнения текущих расчетов.

При печати таблицы, которая не умещается на один лист, можно разместить ее “шапку” на каждой отдельной страничке, что облегчит поиск необходимых данных. Для этого нужно выбрать в меню “Файл”— “Параметры страницы” и закладку “Лист”. Размещаем курсор на “Сквозные строки” или “Сквозные столбцы” и в таблице кликаем на строки, которые нужно разместить на каждом листке.

Также для работы с такими документами можно использовать колонтитулы. В них отмечают необходимые данные, такие как дата, номера листов, имя составителя и прочее. Настройка колонтитулов доступна в “Параметрах страницы” — “Колонтитулы”. Там доступны готовые варианты разметки или возможность добавления собственного.

Кроме полезных приемов по работе в Эксель, бухгалтеру необходимо освоить его горячие клавиши.

Набор горячих клавиш Excel, без которых вам не обойтись

Применение этих сочетаний клавиш в Excel ускорит работу и поможет в выполнении анализа данных, построении графиков и форматировании таблиц.
  • F4 — при вводе формулы, регулирует тип ссылок (относительные, фиксированные). Можно использовать для повтора последнего действия.
  • Shift+F2 — редактирование примечаний
  • Ctrl+; — ввод текущей даты (для некоторых компьютеров Ctrl+Shift+4)
  • Ctrl+’ — копирование значений ячейки, находящейся над текущей (для некоторых компьютеров работает комбинация Ctrl+Shift+2)
  • Alt+F8 — открытие редактора макросов
  • Alt+= — суммирование диапазона ячеек, находящихся сверху или слева от текущей ячейки
  • Ctrl+Shift+4 — определяет денежный формат ячейки
  • Ctrl+Shift+7 — установка внешней границы выделенного диапазона ячеек
  • Ctrl+Shift+0 — определение общего формата ячейки
  • Ctrl+Shift+F — комбинация открывает диалоговое окно форматирования ячеек
  • Ctrl+Shift+L — включение/ отключение фильтра
  • Ctrl+S — сохранение файла (сохраняйтесь как можно чаще, чтобы не потерять ценные данные).
Использование горячих клавиш и полезных приемов в Excel упростят и ускорят вашу работу только при условии того, что вы уже на достаточном уровне владеете этой программой.

Цифровые технологии не стоят на месте и разработчики программного обеспечения идут в ногу со временем и создают новые версии программы Excel. В связи с этим данные книги могут быть морально устарелыми и не будут раскрывать весь набор функций и инструментов, которыми обладает программа.
Источник: http://finacademy.net/materials/article/5-poleznykh-priemov-excel

Microsoft Excel в профессии бухгалтер

Для одних бухгалтерия — работа, для других — темный лес и три индейца. Как не бухгалтеру разобраться в бухгалтерском учете?

Многие предприниматели — владельцы и руководители бизнеса не понимают:

  • чем занимается их бухгалтер,
  • за что они платят бухгалтерам заработную плату,
  • как проверить работу бухгалтера,
  • и поэтому не любят бухгалтеров и мечтают когда-нибудь избавиться от штатного бухгалтера.

В один прекрасный день такие предприниматели принимают решение организовать самостоятельное ведение бухгалтерии в эксель (Microsoft Excel).

Вообще, Microsoft Excel — отличная программа, очень полезная, многие бухгалтера ведут в ней вспомогательные расчеты и таблицы, с помощью которых сами себя проверяют. Но вот насколько можно организовать ведение бухгалтерского учета в Microsoft Excel?

Только самый примитивный, то есть очень простой, совсем несложный бухгалтерский учет можно организовать в Microsoft Excel так, как это требует российское законодательство.

Вернее, не требует. Потому, что такой способ ведения бухгалтерского учета годится только для тех, кому по законодательству разрешено не вести бухгалтерский учет. А это — самозанятое население, Индивидуальные Предприниматели, частные нотариусы и авдокаты.

В чем смысл бухгалтерского учета? В отражении фактов хозяйственной жизни в хронологической последовательности.

Как ведется бухгалтерский учет, какой прием используется для ведения бухгалтерского учета? Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счета. Действует железное правило, знакомое всем: если в одном месте убудет, то во втором — прибудет.

Что имеется ввиду?

Оплатили счет поставщика и получили товар, денег стало меньше, а товаров больше. Продали товар покупателю и получили деньги, товара стало меньше, а денег больше. И так далее. Каковы требования российского законодательства в части ведения бухгалтерского учета? наличие надлежащим образом оформленных первичных учетных документов, наличие бухгалтерских регистров.

В рассматриваемом случае бухгалтерские регистры не в счет. Поскольку от ведения бухгалтерского учета ИП освобождены, значит и регистры вести не нужно. Первичные документы все равно придется составлять, поскольку второй стороне сделки они будут нужны. Можно составлять первичные документы по любой форме, важно только, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты и был принят и подписан второй стороной сделки.

Можно воспользоваться типографским бланком унифицированной формы. Купили бланки и заполняем вручную. Или нашли нужный бланк с сети интернет, скачали и заполнили. Времени потребуется больше, чем заполнить аналогичный электронный документ.

Есть ли какие-то моменты, которые необходимо учитывать даже если нет обязанности вести бухгалтерский учет (как в нашем случае, у ИП)?
Даже если ИП работает самостоятельно, без наемных работников, есть моменты, которые необходимо учитывать:

  • учет поступающей выручки,
  • учет номенклатуры (материалов, товаров, услуг),
  • учет расчетов с поставщиками,
  • учет расчетов с покупателями,
  • определение суммы налога, который необходимо будет оплатить в бюджет
  • учет расчетов с бюджетом по налогам.

Теперь попытаемся описать словами, какие должны быть листы в Microsoft Excel.

  • Поступления по банку в разрезе покупателей.
  • Поступления по кассе в разрезе покупателей.
  • Расчет с покупателями в разрезе поступление денег/отгрузка товара.
  • Расчет с поставщиками в разрезе поставка/оплата поставки.
  • Учет номенклатурных позиций (приход и расход по каждой позиции отдельно), на каждую номенклатурную позицию — свой отдельный лист.
  • Расчет суммы налога по УСН.

Организовать ведение бухгалтерии в Microsoft Excel можно. Самое главное, не запутаться. Как контролировать? А вдруг Вы отвлеклись, и не записали какую-то позицию в таблице Microsoft Excel, что с чем Вы будете сверять?

Еще не забываем, если ИП применяет Упрощенную Систему Налогообложения необходимо вести Книгу доходов и расходов. Допустим, книгу тоже заполним в Microsoft Excel.

Декларацию по УСН нужно подавать один раз в год, купим бланк или найдем в интернете, заполним и подадим в налоговую инспекцию. Здесь проблем нет.

А вот что вы будете делать, если поставщик или покупатель попросит у Вас Акт сверки расчетов? Попросите у него сделать самостоятельно Акт и передать Вам? А если у него нет возможности составить такой документ (полетела электронная база, например), что тогда?

Уважаемые предприниматели. Если Вы все-таки решитесь на ведение бухгалтерского учета в Microsoft Excel, помните, что при таком способе ведения учета:

  • Вам будут необходимы дополнительно бланки книги доходов и расходов, бланки форм первички, бланки отчетности.
  • Вам будет нужно обеспечивать соблюдение принципа двойной записи на счетах (в Ваших таблицах, в одном месте — получили, в другом — отдали).

В противном случае, ошибок и штрафных санкций не избежать. Отсюда вывод — безопасное для бизнеса ведение бухгалтерского учета в Microsoft Excel возможено, если хозяйственных операций будет не более 10-15 в месяц и номенклатура товарных позиций будет небольшой.

Во всех остальных случаях рекомендуем приобрести самую простую и недорогую программу. Тогда программа будет обеспечивать для Вас соблюдение принципа двойной записи на счетах, а также обеспечит Вас необходимыми бланками и формами, актами сверок и прочими документами.

Источник: http://saldoconsult.ru/stati/vedenie-buxgalterskogo-ucheta-v-excel/

3 главные функции Excel для финансистов и бухгалтеров

Для финансистов и бухгалтеров такими универсальными и полезными являются функции:

  • Функция СУММ
  • Функция ЕСЛИ
  • Функция СУММЕСЛИ

Данные функции MS Excel для экономистов и бухгалтеров используются практически в большинстве вычислительных операциях Excel и позволяют значительно упростить любые вычисления и провести анализ данных, математические расчёты или получение статистической информации.

Трудно переоценить возможности этих функций в работе и если вы еще их не знаете и не используете в работе, я бы настоятельно рекомендовал бы вам исправить данный пробел в своих знаниях. А также розширил их используя все знания с моего «Справочника функций».

Давайте, поговорим более детально чем же так полезны эти функции для економических специальностей:

1. Функция СУММ

Без этой функции вообще нельзя представить любые математические вычисления по суммированию значений. Это краеугольная функция самой сути финансовых профессий, она позволяет суммировать не только диапазоны значений, но и отдельные аргументы и всё это в одной формуле.

2. Функция ЕСЛИ

Это самая распространенная логическая функция программы MS Excel, она позволяет оперировать многими значениями, сравнивая их и выдавая правильный результат согласно указанных условий.

Поддерживает множество внутренних вложений и очень похожа на «матрёшку», что всё равно не уменьшает ее полезность и универсальность.

3. Функция СУММЕСЛИ

А вот эта функция в некотором смысле соединяет две предыдущие функции, но если первая только суммировала, а вторая работала с критериями и условиями, то эта функция суммирует значения по заданному критерию в любом предоставленном диапазоне значений.

Источник: http://topexcel.ru/3-glavnye-funkcii-excel-dlya-ekonomistov-i-buxgalterov/

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*